आकस्मिक योजनाएँ, जिन्हें बेहतर रूप से आपातकालीन प्रतिक्रिया योजना के रूप में जाना जाता है, उन चीजों की घटना का अनुमान लगाने में बहुत उपयोगी होती हैं जिनके परिणामस्वरूप परिचालन गतिविधियों की समाप्ति होती है। संगठन के प्रबंधन में, तकनीकी गड़बड़ी (जैसे डेटा हानि) से लेकर प्राकृतिक घटनाओं (जैसे बाढ़) तक विभिन्न जोखिम वास्तव में हो सकते हैं। इसलिए, विभिन्न प्रतिकूल घटनाओं से निपटने के लिए तैयार रहने के लिए प्रत्येक संगठन को एक प्रभावी आकस्मिक योजना विकसित करने की आवश्यकता है।
कदम
3 का भाग 1: विभिन्न जोखिमों की आशंका
चरण 1. आकस्मिक योजना विकसित करने से पहले तैयारी करें।
आकस्मिक योजना तैयार करने का मुख्य उद्देश्य आपदा की स्थिति में संगठन की परिचालन गतिविधियों की निरंतरता को बनाए रखना है।
- सबसे पहले, एक औपचारिक नीति को परिभाषित करें जिसमें कहा गया है कि संगठन को एक आकस्मिक योजना विकसित करनी चाहिए।
- एक ऐसी योजना बनाएं जो सरल और व्यावहारिक हो। ऐसे शब्दों का प्रयोग करें जो समझने में आसान हों और ऐसे दिशानिर्देश प्रदान करें जो पाठक द्वारा लागू करने में आसान हों क्योंकि यह योजना संगठन के सभी कर्मियों द्वारा पूरी की जानी चाहिए।
- उन विशिष्ट कारणों का निर्धारण करें जिनके लिए आपको आकस्मिक योजना बनानी चाहिए। ऐसे संकेतकों के बारे में सोचें जो आकस्मिक योजना के सफल कार्यान्वयन को निर्धारित करने के लिए बेंचमार्क के रूप में कार्य करते हैं ताकि संगठन हमेशा की तरह गतिविधियों को जारी रख सके। उन परिचालन गतिविधियों का निर्धारण करें जो आपके व्यवसाय की निरंतरता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।
चरण 2. तीन महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर देकर एक आकस्मिक योजना बनाएं।
एक ऐसी योजना बनाना जो इन तीनों प्रश्नों का उत्तर दे सके, यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आप विचार करने के लिए एक भी पहलू से न चूकें।
- क्या घटनाएँ हो सकती हैं?
- हम इसे संबोधित करने के लिए क्या कार्रवाई करेंगे?
- हमें खुद को तैयार करने के लिए क्या करना चाहिए?
चरण 3. पता करें कि आपके संगठन को किन जोखिमों का सामना करना पड़ सकता है।
जो जोखिम हो सकते हैं उनका निर्धारण एक आकस्मिक योजना तैयार करने में महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। हालांकि, प्रत्येक संगठन की स्थिति और स्थिति के अनुसार प्रक्रिया अलग-अलग होगी। जोखिमों का निर्धारण करते समय आपको अपने स्वयं के संगठन की परिस्थितियों पर भी विचार करना चाहिए। व्यावसायिक जोखिमों का अनुमान लगाने के लिए आकस्मिक योजनाओं की आवश्यकता होती है:
- प्राकृतिक आपदाएँ, उदाहरण के लिए: बाढ़, तूफान और सूखा। अन्य जोखिम: वित्तीय संकट, कार्य दुर्घटनाएं, कर्मियों की समस्याएं (उदाहरण के लिए एक संगठनात्मक नेता या कर्मचारी हड़ताल की मृत्यु), डेटा हानि, प्रबंधन अराजकता, और उत्पाद समस्याएं (उदाहरण: दोषपूर्ण उत्पाद)।
- प्रबंधन, संचार, वित्त, समन्वय, रसद, और तकनीकी समस्या समाधान के पहलुओं पर योजना तैयार करने पर ध्यान दें।
- तकनीकी समस्याओं का सामना आमतौर पर उस टीम द्वारा किया जाता है जो संचार अवसंरचना को संभालती है। आपको डेटा या ग्राहकों को खोने के जोखिम पर विचार करना चाहिए।
चरण 4. प्राथमिकता के अनुसार जोखिमों पर विचार करें।
जोखिम होने की संभावना के परिमाण के आधार पर जोखिम रेटिंग निर्धारित करें। सामान्य तौर पर, आकस्मिक योजनाएँ सभी जोखिमों का अनुमान नहीं लगा सकती हैं क्योंकि घटना की संभावना समान नहीं होती है। उन जोखिमों का पता लगाने का प्रयास करें जिनके होने की सबसे अधिक संभावना है और जो परिचालन गतिविधियों को बहुत प्रभावित करेंगे।
- सबसे घातक परिणामों वाली घटनाओं पर ध्यान दें। संचालन को प्रभावित करने वाली सभी घटनाओं को लिखें और 1 से 10 तक की रेटिंग दें। इनमें से प्रत्येक घटना के प्रभाव के बारे में सोचें, उदाहरण के लिए: इंजन की आग की रेटिंग कारखाने की आग की तुलना में कम होती है।
- उसके बाद, जोखिम की घटना की आवृत्ति के आधार पर रेटिंग निर्धारित करें। उदाहरण के लिए: महीने में एक बार होने वाले जोखिम के लिए 1 रेटिंग दें और हर 100 साल में एक बार होने वाले जोखिम के लिए 10 रेटिंग दें। कुल स्कोर प्राप्त करने के लिए दो संख्याओं को गुणा करें जो जोखिम की भयावहता और संगठन पर इसके प्रभाव को दर्शाता है।
- उच्चतम स्कोर के साथ घटना से शुरू होने वाली आकस्मिक योजना विकसित करें। इन घटनाओं की आशंका के लिए समाधान तैयार करें। इसके अलावा, आप कम स्कोरिंग इवेंट के लिए कार्य प्रक्रियाओं में सुधार कर सकते हैं। मौलिक पहलू जो संगठन की गतिविधियों की निरंतरता सुनिश्चित करते हैं, उन्हें सर्वोच्च प्राथमिकता दी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए: नकदी प्रवाह का प्रबंधन, बाजार हिस्सेदारी विकसित करना और कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार करना।
3 का भाग 2: एकाधिक परिदृश्यों को परिभाषित करना
चरण 1. उच्चतम जोखिम वाली घटना के लिए परिदृश्य का निर्धारण करें।
एक प्रभावी आकस्मिक योजना विकसित करने के लिए, प्रत्येक जोखिम के लिए यथार्थवादी परिदृश्यों को परिभाषित करें। यह अनुमान लगाने के लिए एक विशिष्ट ढांचा तैयार करें कि उच्चतम जोखिम होने पर क्या प्रभाव पड़ेगा।
- आप परिदृश्य को अच्छी तरह से संकलित करने के बाद प्रभाव का निर्धारण कर सकते हैं। प्रत्येक परिदृश्य के सबसे बड़े प्रभाव के बारे में विस्तार से सोचें।
- एक परिदृश्य से, श्रेणीबद्ध प्रभाव तीव्रता के साथ योजना के कई संस्करण तैयार करें, उदाहरण के लिए: हल्का प्रभाव, मध्यम प्रभाव और गंभीर प्रभाव।
चरण 2. परिदृश्य के अनुसार योजना के कार्यान्वयन के लिए एक कार्यक्रम बनाएं।
निर्धारित करें कि कौन से कर्मचारी किन कार्यों के लिए और कब जिम्मेदार हैं। एक अद्यतन सूची या संपर्क सूची भी तैयार करें और निर्धारित करें कि किसे सूचनाएं प्रदान करनी चाहिए।
- एक कार्यक्रम तैयार करें ताकि सभी जिम्मेदार कर्मियों को पता चले कि उन्हें पहले दिन या पहले सप्ताह के दौरान क्या करना है। प्रत्येक परिदृश्य के लिए एक विशिष्ट कार्यक्रम विकसित करें।
- संगठन के विभिन्न पहलुओं में बाधाओं के उद्भव का अनुमान लगाने के लिए परिदृश्य के अनुसार एक कार्यक्रम बनाएं, उदाहरण के लिए कार्य सुविधाओं (बुनियादी ढांचे की कमी), संगठन (आपात स्थिति या कुशल प्रतिक्रिया टीम के लिए कोई चेतावनी प्रणाली नहीं है), और संस्थानों के संदर्भ में (उदाहरण के लिए: वित्त पोषण के स्रोतों या भागीदारों के बाहरी व्यवसाय की कमी)। उन कर्मियों का निर्धारण करें जिन्हें कुछ पहलुओं के लिए जिम्मेदार होना चाहिए।
चरण 3. अपने व्यवसाय को फिर से चलाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कारकों के बारे में सोचें।
संगठन के भीतर क्षमताओं और कमजोरियों की समीक्षा करके इस पर विस्तार से चर्चा करें। क्या संगठन के पास प्रत्येक जोखिम को संबोधित करने या उसका समाधान करने के लिए पर्याप्त क्षमताएं हैं?
- उदाहरण के लिए: एक आपदा जो हो सकती है वह बाढ़ है क्योंकि नदी का पानी ओवरफ्लो हो जाता है और नदी के किनारे पर आवासों को भर देता है। खराब बुनियादी ढांचा भेद्यता को ट्रिगर कर सकता है और कुशल कर्मियों की उपलब्धता एक संगठनात्मक क्षमता है।
- एक ईमानदार संसाधन मूल्यांकन करें। निर्धारित करें कि सीमित संसाधनों के कारण क्या बदलने या कम करने की आवश्यकता है? व्यावसायिक गतिविधियों पर प्रभाव को निर्धारित करने के लिए विश्लेषण करें ताकि आप उन कार्यों को निर्धारित करने में सक्षम हों जिन्हें किया जाना चाहिए ताकि संगठन काम करना जारी रखे और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम हो।
चरण 4. निर्धारित करें कि जोखिम को कैसे कम किया जाए।
आकस्मिक योजना बनाने के बाद, पीछे न बैठें और आशा करें कि कुछ भी बुरा न हो। जोखिम कम करने और रोकथाम के लिए विभिन्न कदम उठाएं।
- पता करें कि क्या कोई सहकर्मी मदद करने को तैयार हैं। क्या ऐसे स्थानीय संसाधन हैं जिनका उपयोग आपदा की स्थिति में किया जा सकता है? क्या पड़ोसी मदद करने को तैयार हैं?
- एक प्रभावी आकस्मिक योजना विभिन्न पहलुओं को प्रकट करने में सक्षम है जिन्हें सुधारने की आवश्यकता है ताकि एक योजना जो मूल रूप से बहुत उपयोगी थी, अब उसकी आवश्यकता नहीं हो सकती है।
- उदाहरण के लिए: आप बीमा सुरक्षा की आवश्यकता महसूस करते हैं या आपदा प्रबंधन अनुकरण करते हैं। डेटा हानि को रोकने के लिए डेटा बैकअप सिस्टम स्थापित करें। प्रत्येक परिदृश्य के लिए एक योजना बनाएं।
3 का भाग 3: एक आकस्मिकता योजना को लागू करना
चरण 1. सभी कर्मचारियों को आकस्मिक योजना के बारे में बताएं।
आपात स्थिति होने से पहले आपको संगठन के प्रबंधन के सभी स्तरों पर आकस्मिक योजना को जल्द से जल्द सूचित करना होगा।
- प्रत्येक कार्मिक की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट करें ताकि वे भ्रमित न हों जब घबराहट को रोकने के लिए इस योजना को क्रियान्वित किया जाना चाहिए।
- उपयोगी प्रशिक्षण प्रदान करें ताकि प्रत्येक कार्मिक योजना के अनुसार जिम्मेदारियों को पूरा करने में सक्षम हो। अवलोकन करने के बाद आवश्यक सिमुलेशन करें और समायोजन करें।
चरण 2. अपनी योजना का परीक्षण करें।
अधिक कुशल और प्रभावी होने के लिए 4 चरणों में परीक्षण करें। यदि अंतर-विभागीय समस्याएं या संघर्ष हैं, तो योजना को समायोजित करें और पुन: परीक्षण करें।
- वरिष्ठ कर्मचारियों के साथ बैठकें करें। उसे आकस्मिक योजना की पूरी समीक्षा करने के लिए बैठक की तारीख और समय निर्धारित करने दें और उन लोगों की सराहना करें जिन्होंने अंत तक काम किया है।
- विभागीय योजनाओं की समीक्षा के लिए अंतर्विभागीय बैठकें करें। इस चरण में, आपको संसाधनों को आवंटित करने और उभरते हुए संघर्षों की पहचान करने की आवश्यकता है।
- महत्वपूर्ण सिस्टम विफलताओं का कारण खोजें। सिस्टम और/या विक्रेता विफलताओं का अनुकरण करके विभाग के भीतर योजना मूल्यांकन किया जा सकता है। परिदृश्य सिमुलेशन उपकरण को बंद किए बिना या उन प्रक्रियाओं में देरी किए बिना किया जा सकता है जिन्हें चलना जारी रखना चाहिए।
- एक टेस्ट रन करें। हालांकि, आपको अस्थायी रूप से संचालन रोककर आकस्मिक योजना का परीक्षण करने की आवश्यकता है।
चरण 3. आकस्मिक योजना को सुरक्षित और आसानी से सुलभ स्थान पर रखें।
आपदा की स्थिति में योजना में आग न लगने दें या बाढ़ में बह जाने न दें। जरूरत पड़ने पर इसे एक्सेस करना आसान बनाने के लिए, अपने प्लान फाइल स्टोरेज को गुप्त न रखें।
- प्लान की फाइल और कॉपी को कई जगहों पर रखें ताकि जरूरत पड़ने पर उनका जल्द से जल्द इस्तेमाल किया जा सके।
- मूल से अलग-अलग जगहों पर योजना की एक प्रति रखें। कृपया कुछ अधिकृत लोगों को बताएं कि इसे कैसे एक्सेस किया जाए।
चरण 4. समीक्षा करने के लिए एक नियमित कार्यक्रम स्थापित करें।
परिवर्तन हर समय होते हैं ताकि योजना की तैयारी के आधार पर मान्यताएं अब मान्य नहीं हैं। जब योजना तैयार की गई थी तब से जोखिम अधिक हो सकता है।
- योजनाओं का प्रारूपण और समायोजन करते समय कई लोगों को शामिल करें। उदाहरण के लिए: नए कर्मचारियों को इनपुट प्रदान करने या किसी भिन्न दृष्टिकोण से सुधार करने के लिए कहें।
- वर्तमान डेटा के साथ योजना का मसौदा तैयार करते समय उपयोग की जाने वाली सभी धारणाओं की तुलना करें या तीसरे पक्ष की जांच करें। आपके कंप्यूटर पर बैकअप सिस्टम आपके विचार से कम डेटा संग्रहीत कर सकता है।
टिप्स
- आकस्मिक योजना के महत्व को नज़रअंदाज़ न करें ताकि आप एक योजना न बनाएं!
- विभिन्न परिदृश्यों में आकस्मिक योजनाएँ विकसित करें।
- एक समिति बनाकर और एक अध्यक्ष नियुक्त करके योजना बनाना शुरू करें। ऐसे लोगों को चुनें जिनके पास कौशल, उपकरण और ज्ञान हो ताकि प्रत्येक विभाग अपनी योजनाओं को विकसित करने में सक्षम हो।
- उन योजनाओं को फिर से पढ़ें जो छूटी हुई चीजों को खोजने के लिए तैयार की गई हैं।
