कौन कहता है कि ईमेल लिखना संवाद करने का सबसे आसान तरीका है? वास्तव में, ईमेल लिखने में नैतिकता भी होती है। दूसरे शब्दों में, सहपाठियों और व्याख्याताओं के उद्देश्य से ई-मेल में भाषा की शैली को निश्चित रूप से प्रतिष्ठित किया जाना चाहिए, खासकर क्योंकि औपचारिक शिक्षा संभावित पेशेवर करियर का प्रवेश द्वार है। इसलिए, इसमें होने वाले सभी इंटरैक्शन को पेशेवर रूप से किया जाना चाहिए, जिसमें ईमेल भेजते समय भी शामिल है। उदाहरण के लिए, ईमेल हमेशा आपके अकादमिक ईमेल पते के साथ भेजे जाने चाहिए, और हमेशा औपचारिक अभिवादन के साथ खोले जाने चाहिए। बातचीत को औपचारिक व्यावसायिक पत्र की तरह मानें। यानी अपनी बात को स्पष्ट, संक्षिप्त और स्पष्ट तरीके से व्यक्त करें और अच्छे व्याकरण का उपयोग करें!
कदम
3 का भाग 1 सकारात्मक प्रभाव बनाना
चरण 1. अपने प्रश्नों के उत्तर जानने के लिए पाठ्यक्रम का पाठ्यक्रम पढ़ें।
आमतौर पर, आपके प्रश्नों का उत्तर व्याख्याता द्वारा व्याख्यान प्रक्रिया की शुरुआत में प्रदान की गई सामग्री में दिया गया है। नतीजतन, अपने प्रोफेसर से पूछने पर जोर देना आपको केवल एक गैर-गंभीर छात्र की तरह दिखने वाला है, और यह व्याख्याता को भी परेशान कर सकता है कि आपके ईमेल की सामग्री मूल्यवान समय ले रही है।
- पाठ्यक्रम के पाठ्यक्रम में आम तौर पर असाइनमेंट, असाइनमेंट जमा करने की समय सीमा, इन-क्लास नीतियां और असाइनमेंट प्रारूप के बारे में जानकारी होगी।
- यदि व्याख्याता केवल एक पठन सूची प्रदान करता है, तो उस सामग्री के लिए ईमेल भेजने में कुछ भी गलत नहीं है जिसे व्याख्यान पाठ्यक्रम में समझाया नहीं गया है।
चरण 2. अपने शैक्षणिक ईमेल पते का उपयोग करें।
संभावना है, आपके प्रोफेसर को प्रतिदिन दर्जनों से दर्जनों ईमेल प्राप्त होंगे। इसलिए आपको एक अकादमिक ईमेल पते का उपयोग करना चाहिए ताकि ईमेल स्वचालित रूप से स्पैम बॉक्स में समाप्त न हों। इसके अलावा, एक अकादमिक ईमेल पते के साथ एक ईमेल भेजना अधिक पेशेवर लगेगा और व्याख्याताओं को प्रेषक के नाम को स्पष्ट रूप से पहचानने में मदद करेगा, खासकर जब अकादमिक ईमेल पते में आमतौर पर छात्र का पूरा नाम शामिल होगा।
चरण 3. एक प्रतिनिधि विषय शामिल करें।
दूसरे शब्दों में, सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल की सामग्री व्याख्याता को ज्ञात है, भले ही वह केवल विषय पढ़ता हो। शुरू से ही आपके ईमेल के आशय को जानने से आपके व्याख्याता को इसे पढ़ने और जवाब देने के लिए सही समय निर्धारित करने में मदद मिलेगी। इसलिए, हमेशा एक स्पष्ट और संक्षिप्त ईमेल विषय शामिल करें!
उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "हाल के असाइनमेंट के बारे में प्रश्न" या "अंतिम निबंध।"
चरण 4. व्याख्याता के नाम और शीर्षक का उल्लेख करके ईमेल प्रारंभ करें।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी इच्छाएं कितनी महत्वपूर्ण हैं, हमेशा औपचारिक अभिवादन के साथ अपना ईमेल शुरू करें, जैसा कि आप एक समान औपचारिक पत्र लिखते समय करेंगे। उदाहरण के लिए, "प्रिय" लिखकर ईमेल शुरू करें। डॉ। जोन्स," एक अल्पविराम के बाद। एक ऐसे उपनाम का उपयोग करना न भूलें जो व्याख्याता की प्राथमिकताओं से मेल खाता हो, ठीक है!
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि विचाराधीन व्याख्याता ने डॉक्टरेट की उपाधि प्राप्त की है, तो बस उसे "श्री जोन्स" के रूप में संबोधित करें।
- यदि आप दोनों के बीच लगातार व्यक्तिगत बातचीत होती है, तो अधिक आकस्मिक अभिवादन का उपयोग करने में कुछ भी गलत नहीं है, जैसे "नमस्कार, सर/डॉ. जोन्स।"
3 का भाग 2: ईमेल सामग्री तैयार करना
चरण 1. स्पष्ट रूप से स्वयं को पहचानें।
चूंकि विचाराधीन व्याख्याता केवल आपको पढ़ा नहीं रहा है, इसलिए संभव है कि उसे आपकी पहचान की याद दिलाने की आवश्यकता हो। इसलिए, हमेशा अपना नाम बताकर ईमेल शुरू करें, साथ ही उस पाठ्यक्रम का नाम जो आपको एक साथ लाए और व्याख्यान के घंटे, जैसे "दोपहर में मार्केटिंग क्लास।"
चरण 2. अपनी बात पर ध्यान दें।
याद रखें, व्याख्याता बहुत व्यस्त लोग हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल की सामग्री जटिल नहीं है ताकि महत्वहीन चीजों पर ज्यादा समय न लगे। संक्षिप्त, सीधे और स्पष्ट तरीके से अपनी बात रखें और महत्वहीन या अप्रासंगिक विवरणों से बचें।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास किसी असाइनमेंट के बारे में कोई प्रश्न है, तो उसे स्पष्ट रूप से कहें: "पिछले गुरुवार को आपने जो असाइनमेंट दिया था, उसके बारे में मैं आपसे कुछ पूछना चाहता हूं। कार्य वास्तव में समूहों में या व्यक्तिगत रूप से किया जाना है, ठीक है, महोदय/मैडम?”
चरण 3. पूर्ण वाक्यों में लिखें।
याद रखें, ये ईमेल आपके साथियों के लिए फेसबुक अपलोड या टेक्स्ट संदेश नहीं हैं! यानी अपनी व्यावसायिकता दिखाने के लिए हमेशा पूर्ण और औपचारिक वाक्यों का प्रयोग करें।
- उदाहरण के लिए, यह न लिखें, "पिछली कक्षा की सामग्री वास्तव में अच्छी थी, सर/मैडम!"
- इसके बजाय, लिखने का प्रयास करें, "आपके द्वारा सिखाई गई अंतिम सामग्री के लिए धन्यवाद जिसने मेरी समझ को प्रबुद्ध किया।"
चरण 4. सही ईमेल टोन का प्रयोग करें।
पहली बार किसी शिक्षक से संपर्क करते समय, पेशेवर स्वर और व्याकरण का उपयोग करना याद रखें। यानी किसी भी कारण से इमोटिकॉन्स का इस्तेमाल न करें! यदि आपने व्याख्याता को कई बार संदेश भेजा है, तो आपको अपना ईमेल अधिक आकस्मिक स्वर में भी लिखना चाहिए, खासकर यदि व्याख्याता अनौपचारिक रूप से कार्य करने वाला पहला व्यक्ति है (जैसे आपको इमोटिकॉन्स भेजना)।
चरण 5. अपना अनुरोध विनम्रता से प्रस्तुत करें।
वास्तव में, बहुत सारे छात्र अपने व्याख्याताओं पर मांग करना पसंद करते हैं। ऐसा मत करो, क्योंकि यह तुम्हें कुछ भी पाने में मदद नहीं करेगा! इसके बजाय, अपने इरादों को एक अनुरोध के रूप में बताएं कि आपका प्रोफेसर सहमत हो सकता है या नहीं।
उदाहरण के लिए, यदि आप असाइनमेंट जमा करने के लिए समय बढ़ाने के लिए कहना चाहते हैं, तो यह न लिखें, "मेरी दादी का हाल ही में निधन हो गया है, इसलिए कृपया असाइनमेंट जमा करने की समय सीमा बढ़ाएँ, ठीक है?" इसके बजाय, अधिक विनम्र वाक्य लिखें जैसे, "मुझे क्षमा करें सर/मैडम, यह सप्ताह मेरे लिए बहुत कठिन रहा है क्योंकि मेरी दादी का अभी-अभी निधन हुआ है। यदि आप चाहें, तो क्या आप मुझे कागजात जमा करने के संबंध में समय बढ़ाने के लिए तैयार होंगे?"
चरण 6. सही विराम चिह्न का प्रयोग करें।
यदि ईमेल साथियों के उद्देश्य से है, तो निश्चित रूप से ईमेल प्राप्त करने वाले को गलत तरीके से अवधि या अल्पविराम लगाने में कोई समस्या नहीं होगी। हालाँकि, यदि ईमेल एक शिक्षक के लिए है, तो सुनिश्चित करें कि प्रत्येक विराम चिह्न सही जगह पर रखा गया है।
चरण 7. प्रत्येक शब्द को सही वर्तनी के साथ लिखें।
इंटरनेट पर टेक्स्ट भाषा के व्यापक उपयोग के बावजूद, इसे किसी पेशेवर ईमेल में कभी भी इस्तेमाल न करें! दूसरे शब्दों में, प्रत्येक शब्द को उसके पूर्ण रूप में लिखें, जैसे "मिस्टर" के बजाय "मिस्टर"। अपने ईमेल को अधिक पेशेवर दिखाने के लिए सही वर्तनी का प्रयोग करें!
वर्तनी की जांच के लिए किसी एप्लिकेशन या कंप्यूटर प्रोग्राम की मदद से ईमेल की सामग्री की सटीकता की जांच करना न भूलें।
चरण 8. बड़े अक्षरों को सही ढंग से रखें।
विशेष रूप से, वाक्यों की शुरुआत में सूचीबद्ध शब्दों को पूंजीकृत किया जाना चाहिए, जैसे कि कुछ प्रकार की संज्ञाएं (जैसे उपनाम)। ईमेल को टेक्स्ट-मैसेजिंग वार्तालापों की तरह न मानें और सुनिश्चित करें कि आप हमेशा सही ढंग से कैपिटलाइज़ करते हैं।
3 का भाग 3: ईमेल समाप्त करना
चरण 1. उन कार्यों को बताएं जिन्हें आपके शिक्षक को करने की आवश्यकता है।
दूसरे शब्दों में, सुनिश्चित करें कि ईमेल के अंत में आपकी इच्छा या अनुरोध स्पष्ट रूप से बताया गया है। उदाहरण के लिए, यदि आप उससे उत्तर चाहते हैं, तो ऐसा कहना न भूलें। अगर आपको उससे मिलने की जरूरत महसूस हो तो उस मकसद को भी बता दें।
चरण 2. ईमेल में प्रयुक्त व्याकरण को फिर से पढ़ें।
यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल स्कैन करें कि कोई व्याकरण संबंधी त्रुटि तो नहीं हुई है। अक्सर, यह प्रक्रिया आपको एक या दो छोटी-मोटी त्रुटियों का पता लगाने में मदद करेगी जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता है।
चरण 3. अपने शिक्षक के दृष्टिकोण से ईमेल को दोबारा पढ़ें।
सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल ऐसा नहीं लगता कि आप कुछ मांग रहे हैं। यह भी सुनिश्चित करें कि आपके इरादे सीधे, स्पष्ट, और व्यक्तिगत जानकारी से रंगे नहीं हैं जो कम महत्वपूर्ण है। अप्रभावी होने के अलावा, यह व्यवहार अव्यवसायिक भी है।
चरण 4. औपचारिक समापन अभिवादन के साथ ईमेल समाप्त करें।
जैसे जब आप अपना ईमेल किसी पेशेवर अभिवादन से शुरू करते हैं, तो ईमेल को समाप्त करने के लिए भी ऐसा ही करें। उदाहरण के लिए, औपचारिक समापन अभिवादन का उपयोग करें जैसे "ईमानदारी से" या "अभिवादन", उसके बाद एक अल्पविराम और आपके पूरे नाम के साथ समाप्त होता है।
चरण 5. एक सप्ताह के बाद पुन: ईमेल करें।
एक बार ईमेल भेजे जाने के बाद, उत्तर के लिए अपने प्रोफेसर को आतंकित न करें। हालांकि, यदि आपके ईमेल का उत्तर एक सप्ताह या उससे अधिक समय से नहीं दिया गया है, तो उसी ईमेल को वापस भेजने का प्रयास करना एक अच्छा विचार है, ठीक उसी स्थिति में जब वह आपका पहला ईमेल चूक गया हो।
चरण 6. आपको प्राप्त ईमेल उत्तर का जवाब दें।
विचाराधीन व्याख्याता से एक ईमेल उत्तर प्राप्त करने के बाद, यह दिखाने के लिए उत्तर देना न भूलें कि आपको ईमेल ठीक से प्राप्त हुआ है। उदाहरण के लिए, आप केवल एक संक्षिप्त धन्यवाद नोट भेज सकते हैं या, यदि आवश्यक हो, तो उसी लेखन नियमों के साथ एक लंबा उत्तर भेज सकते हैं ताकि इसे पेशेवर बनाया जा सके। यदि आपकी समस्या या प्रश्न का उत्तर ईमेल द्वारा नहीं दिया गया है, तो उसे व्यक्तिगत रूप से मिलने के लिए कहें।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद, सर/मैडम। कक्षा में मिलेंगे।"
- यदि आपको बाद में व्याख्याता से मिलने की आवश्यकता महसूस होती है, तो लिखने का प्रयास करें, "मैं वास्तव में इस मामले पर आपके विचारों की सराहना करता हूं। यदि आप चाहें, तो क्या मैं इस बारे में विस्तार से चर्चा करने के लिए आपसे सीधे मिल सकता हूँ?"
