किसी सूची या डेटा की तालिका को Word से Excel में स्थानांतरित करने के लिए, आपको डेटा के अलग-अलग टुकड़ों को Excel स्प्रेडशीट (वर्कशीट) के कक्षों में ले जाने की आवश्यकता नहीं है। आप बस अपने दस्तावेज़ को Word में ठीक से प्रारूपित कर सकते हैं, फिर संपूर्ण दस्तावेज़ को कुछ ही क्लिक के साथ Excel में आयात किया जा सकता है।
कदम
2 में से विधि 1 सूचियाँ परिवर्तित करना
चरण 1. समझें कि Word दस्तावेज़ कैसे परिवर्तित किया जाएगा।
एक्सेल में एक दस्तावेज़ आयात करने के लिए, कुछ वर्णों का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि एक्सेल वर्कशीट में कौन सा डेटा सेल में प्रवेश करेगा। आयात करने से पहले कुछ स्वरूपण चरणों का पालन करके, आप कार्यपत्रक की उपस्थिति को नियंत्रित कर सकते हैं और मैन्युअल स्वरूपण की मात्रा को कम कर सकते हैं जिसे किया जाना है। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप किसी Word दस्तावेज़ से Excel में एक लंबी सूची आयात कर रहे हैं।
यह विधि सबसे अच्छा काम करती है जब सूची में कई प्रविष्टियां होती हैं, प्रत्येक एक समान प्रारूप (पते, फोन नंबर, ईमेल पते, आदि की एक सूची) के साथ।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ में कोई स्वरूपण त्रुटियाँ नहीं हैं।
रूपांतरण प्रक्रिया शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रविष्टि को उसी तरह स्वरूपित किया गया है। आपको किसी भी विराम चिह्न त्रुटि को ठीक करना होगा या मेल न खाने वाली किसी भी प्रविष्टि को पुनर्व्यवस्थित करना होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए है कि डेटा ट्रांसफर प्रक्रिया सुचारू रूप से चलती है।
चरण 3. Word दस्तावेज़ में स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित करें।
सामान्य रूप से छिपे हुए प्रारूप वर्ण प्रदर्शित करके, आप प्रत्येक प्रविष्टि को अलग करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित कर सकते हैं। आप होम टैब पर अनुच्छेद चिह्न दिखाएँ/छिपाएँ बटन पर क्लिक करके या Ctrl+⇧ Shift+* दबाकर स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित कर सकते हैं।
अधिकांश सूचियों में प्रत्येक पंक्ति के अंत में, या एक पंक्ति के अंत में, या प्रविष्टियों के बीच एक रिक्त रेखा में एक अनुच्छेद चिह्न होता है। आप इस चिह्न का उपयोग Excel में कक्षों के विशिष्ट वर्ण दर्ज करने के लिए करेंगे।
चरण 4. अतिरिक्त रिक्त स्थान को हटाने के लिए प्रविष्टियों के बीच अनुच्छेद चिह्नों को बदलें।
एक्सेल पंक्तियों को परिभाषित करने के लिए प्रविष्टियों के बीच रिक्त स्थान का उपयोग करेगा, लेकिन स्वरूपण प्रक्रिया में सहायता के लिए आपको उन्हें इस बिंदु पर हटा देना चाहिए। चिंता न करें, आप इसे जल्द ही वापस जोड़ देंगे। यह चरण सबसे अच्छा काम करता है यदि आपके पास प्रविष्टि के अंत में एक अनुच्छेद चिह्न और प्रविष्टियों के बीच की जगह में एक चिह्न (दो लगातार रिक्त स्थान) है।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl+H दबाएं।
- फाइंड फील्ड में ^p ^p टाइप करें। यह लगातार दो पैराग्राफ मार्क्स के लिए कोड है। यदि प्रत्येक प्रविष्टि एकल पंक्ति है और बीच में कोई रिक्त रेखा नहीं है, तो केवल एक ^p का उपयोग करें।
- बदलें फ़ील्ड में सीमांकक वर्ण दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि यह वर्ण दस्तावेज़ में कोई वर्ण नहीं है, जैसे ~.
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि ये प्रविष्टियाँ आपस में जुड़ती हैं, लेकिन इसे तब तक अकेला छोड़ दें जब तक कि सीमांकक वर्ण सही जगह पर हो (प्रत्येक प्रविष्टि के बीच)
चरण 5. प्रत्येक प्रविष्टि को अलग-अलग कॉलम में अलग करें।
अब प्रविष्टियां अलग-अलग पंक्तियों में दिखाई देती हैं। आपको वह डेटा निर्दिष्ट करना होगा जो प्रत्येक कॉलम में दिखाई देगा। उदाहरण के लिए, यदि पहली पंक्ति में प्रत्येक प्रविष्टि एक नाम है, दूसरी पंक्ति में एक सड़क का पता है, और तीसरी पंक्ति में एक देश और डाक कोड है, तो निम्न कार्य करें:
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl+H दबाएं।
- ढूँढें फ़ील्ड में ^p चिह्नों में से एक को हटा दें।
- बदलें फ़ील्ड में वर्ण को अल्पविराम से बदलें।
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। यह शेष अनुच्छेद प्रतीकों को अल्पविराम विभाजक से बदल देगा, जो प्रत्येक पंक्ति को एक कॉलम में अलग कर देगा।
चरण 6. स्वरूपण प्रक्रिया को पूरा करने के लिए सीमांकक वर्ण बदलें।
ऊपर दिए गए दो ढूँढें और बदलें चरणों को पूरा करने के बाद, सूची अब सूची की तरह नहीं दिखेगी। वे सभी एक ही पंक्ति में होंगे और डेटा के प्रत्येक भाग के बीच अल्पविराम होगा। ढूँढें और बदलें चरण डेटा को एक सूची प्रपत्र में वापस लौटा देगा लेकिन अभी भी अल्पविराम हैं जो स्तंभों को परिभाषित करते हैं।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl+H दबाएं।
- फाइंड फील्ड में ~ (या जो भी कैरेक्टर आपने शुरुआत में चुना था) दर्ज करें।
- बदलें फ़ील्ड में ^p दर्ज करें।
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। यह सभी प्रविष्टियों को कॉमा द्वारा अलग किए गए अलग-अलग समूहों में वापस कर देगा।
चरण 7. फ़ाइल को सादे पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजें।
प्रवेश प्रारूप पूरा हो गया है और आप इस दस्तावेज़ को टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि एक्सेल आपके डेटा को पढ़ और पार्स कर सके ताकि वह सही कॉलम में दिखाई दे।
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें चुनें।
- प्रकार के रूप में सहेजें ड्रॉप-डाउन मेनू क्लिक करें और सादा पाठ चुनें.
- फ़ाइल को नाम दें और फिर सहेजें पर क्लिक करें।
- यदि फ़ाइल रूपांतरण विंडो प्रकट होती है, तो   ठीक क्लिक करें;.
चरण 8. फ़ाइल को एक्सेल में खोलें।
चूंकि फ़ाइल सादे पाठ में सहेजी गई है, आप इसे एक्सेल में खोल सकते हैं।
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और ओपन चुनें।
- एक्सेल ऑल फाइल्स ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और टेक्स्ट फाइल्स चुनें।
- टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड विंडो में अगला > क्लिक करें।
- सीमांकक सूची में अल्पविराम चुनें। नीचे पूर्वावलोकन में आप देख सकते हैं कि प्रविष्टियों को कैसे अलग किया जाएगा। अगला> क्लिक करें।
- प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रारूप का चयन करें, फिर समाप्त पर क्लिक करें।
विधि 2 में से 2: तालिकाएँ परिवर्तित करना
चरण 1. Word में एक तालिका बनाएं और फिर उसमें डेटा दर्ज करें।
Word में डेटा की सूची के लिए, आप इसे तालिका स्वरूप में परिवर्तित कर सकते हैं और फिर तालिका को Excel में कॉपी कर सकते हैं। यदि आपका डेटा पहले से ही तालिका प्रारूप में है, तो अगले चरण पर जाएं।
- तालिका में कनवर्ट करने के लिए सभी टेक्स्ट का चयन करें।
- सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें और फिर तालिका बटन पर क्लिक करें।
- टेक्स्ट को टेबल में कनवर्ट करें चुनें।
- कॉलम की संख्या कॉलम में डेटा की प्रति पंक्ति पंक्तियों की संख्या दर्ज करें। यदि डेटा की प्रत्येक पंक्ति के बीच रिक्त पंक्तियाँ हैं, तो कुल कॉलम में एक जोड़ें।
- क्लिक करें   ठीक;.
चरण 2. तालिका प्रारूप की जाँच करें।
Word आपकी सेटिंग्स के आधार पर एक टेबल बनाएगा। यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि तालिका सही है।
चरण 3. तालिका के ऊपरी बाएँ कोने में दिखाई देने वाले छोटे + बटन पर क्लिक करें।
जब आप अपने माउस को टेबल पर घुमाएंगे तो यह बटन दिखाई देगा। इस बटन पर क्लिक करने से तालिका के सभी डेटा का चयन हो जाएगा।
चरण 4. दबाएं।
Ctrl+C डेटा कॉपी करने के लिए। आप होम टैब पर कॉपी बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं।
चरण 5. एक्सेल खोलें।
एक बार डेटा कॉपी हो जाने के बाद, आप एक्सेल खोल सकते हैं। यदि आप डेटा को किसी मौजूदा वर्कशीट में रखना चाहते हैं, तो वर्कशीट खोलें। कर्सर को उस सेल में रखें, जिसे आप टेबल के टॉप-लेफ्ट सेल बनाना चाहते हैं।
चरण 6. दबाएँ।
Ctrl+V डेटा पेस्ट करने के लिए।
वर्ड टेबल के प्रत्येक सेल को एक्सेल वर्कशीट में एक अलग सेल में रखा जाएगा।
चरण 7. किसी भी शेष कॉलम को अलग करें।
आपके द्वारा आयात किए जा रहे डेटा के प्रकार के आधार पर, कुछ अतिरिक्त स्वरूपण हो सकते हैं जो आपको करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप शहर के पते, देश कोड और एक सेल में मौजूद डाक कोड आयात करते हैं, तो आप उन्हें Excel में स्वतः विभाजित कर सकते हैं।
- उस कॉलम शीर्षक पर क्लिक करें जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं। यह चरण पूरे कॉलम का चयन करेगा।
- डेटा टैब चुनें और टेक्स्ट टू कॉलम बटन पर क्लिक करें।
- अगला क्लिक करें > फिर सीमांकक कॉलम में अल्पविराम चुनें। यदि आप ऊपर दिए गए उदाहरण का उपयोग करते हैं, तो यह चरण शहर को देश कोड और डाक कोड से अलग कर देगा।
- परिवर्तनों को सहेजने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।
- उन स्तंभों का चयन करें जिन्हें अभी भी विभाजित करने की आवश्यकता है, फिर इस प्रक्रिया को दोहराएं। सीमांकक के रूप में स्पेस चुनें न कि अल्पविराम का चयन करें। यह चरण देश कोड को पोस्टल कोड से अलग कर देगा।
