आपकी उम्र, या आपकी पृष्ठभूमि और अनुभव जो भी हो, प्रभावी संचार एक ऐसा कौशल है जिसे सीखा जा सकता है। आम तौर पर, सभी समय के महान नेता महान संचारक और वक्ता थे। वास्तव में, उच्च शिक्षा स्तर पर संचार सबसे लोकप्रिय बड़ी कंपनियों में से एक है, और कुशलता से संवाद करने की क्षमता को व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त है। थोड़े से आत्मविश्वास और संचार के बुनियादी ज्ञान के साथ, आप कुछ ही समय में एक राय बनाने में सक्षम होंगे।
कदम
5 का भाग 1: सही वातावरण बनाना
चरण 1. सही समय चुनें।
अभिव्यक्ति के रूप में हम अक्सर सुनते हैं: हर चीज के साथ-साथ संचार के लिए भी एक जगह और समय होता है।
रात में भारी चीजों की चर्चा शुरू करने से बचें। जब वे थके हुए होते हैं तो कुछ लोगों को वित्त या दीर्घकालिक योजना जैसे कठिन विषयों के बारे में बात करने में मज़ा आता है। इसके बजाय, संदेश पास करें या इसके बारे में सुबह या शाम को चर्चा करें जब लोग अधिक सतर्क, उपलब्ध हों और आम तौर पर स्पष्ट रूप से प्रतिक्रिया देने में सक्षम हों।
चरण 2. खुली और अंतरंग बातचीत की सुविधा दें।
सही जगह चुनें जो आपको खुलकर बोलने की आजादी दे, ताकि बातचीत विकसित हो और परिपक्व हो। यदि आपको बुरी खबर देनी है (जैसे कि मृत्यु या तलाक), तो इसे सार्वजनिक रूप से, सहकर्मियों या अन्य लोगों के बीच न करें। अधिक निजी स्थान पर लोगों से संवाद करके उनका सम्मान करें। यह समझ और जुड़ाव के साथ संवाद विकसित करने के लिए और बातचीत को दोनों तरीकों से सुनिश्चित करने के लिए और अधिक जगह प्रदान कर सकता है।
यदि आप लोगों के समूह के सामने प्रस्तुत कर रहे हैं, तो कमरे के ध्वनिकी को पहले से जांच लें और अपनी आवाज़ का स्पष्ट रूप से अभ्यास करने का प्रयास करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि दर्शक आपको सुन सकें, यदि आवश्यक हो तो माइक्रोफ़ोन का उपयोग करें।
चरण 3. सभी संभावित विकर्षणों से बचें।
"सभी" इलेक्ट्रॉनिक्स बंद करें जो बातचीत को बाधित कर सकते हैं। अगर फोन की घंटी बजती है, तो पहले रिंग को बंद कर दें, फिर फोन को पूरी तरह से बंद कर दें और बातचीत जारी रखें। बाहरी विकर्षणों को आपको विचलित न होने दें। वे आपको और आपके श्रोताओं दोनों को परेशान कर सकते हैं और बातचीत को प्रभावी ढंग से समाप्त कर सकते हैं।
विकर्षणों को दूर करें।
5 का भाग 2: अपने संचार की संरचना करें
चरण 1. अपने दिमाग में विचारों को व्यवस्थित और स्पष्ट करें।
यह "इससे पहले" किया जाना चाहिए कि आप किसी भी विचार को संप्रेषित करने का प्रयास करें। यदि आप किसी विषय के बारे में भावुक हैं, तो आपके विचार मिश्रित हो सकते हैं यदि आप संचार करते समय कुछ महत्वपूर्ण संदेशों को लक्षित नहीं करते हैं। ये प्रमुख संदेश आपके संचार पर फोकस और स्पष्टता स्थापित करने वाले एंकर के रूप में कार्य कर सकते हैं।
अंगूठे का नियम तीन मुख्य बिंदुओं को चुनना और तीनों पर ध्यान केंद्रित करना है। इस तरह, यदि विषय पटरी से उतर जाता है, तो आप भ्रमित हुए बिना तीनों में से किसी भी बिंदु पर लौट सकते हैं। उन बिंदुओं को लिखने से मदद मिल सकती है।
चरण 2. यथासंभव स्पष्ट रहें।
समझाएं कि आप बातचीत से बाहर निकलने की क्या उम्मीद करते हैं। उदाहरण के लिए, लक्ष्य जानकारी प्रदान करना, जानकारी प्राप्त करना या कार्रवाई शुरू करना हो सकता है। अगर हर कोई जानता है कि इस संचार से उन्हें क्या उम्मीद है, तो चीजें बहुत आसान हो जाएंगी।
चरण 3. विषय पर केंद्रित रहें।
एक बार जब आप अपने तीन मुख्य बिंदु बना लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके सभी संदेश उन्हें पुष्ट करते हैं। यदि आपने इन मुद्दों के बारे में सोचा है और उन्हें कुछ बड़े विचारों में संक्षेपित किया है, तो वे महत्वपूर्ण वाक्यांश आपके दिमाग में रहेंगे। अपने संदेश को बढ़ाने के लिए इसका इस्तेमाल करने से न डरें। यहां तक कि सबसे आत्मविश्वासी और जाने-माने वक्ता भी जोर देने और मजबूती के लिए अपने प्रमुख वाक्यों का बार-बार पुन: उपयोग करेंगे। समग्र संदेश को स्पष्ट और प्रत्यक्ष रखना याद रखें।
चरण 4. श्रोता को धन्यवाद।
व्यक्ति या समूह को उनके समय और प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद। इस संचार से आपको जो भी परिणाम मिले, भले ही वह आपसे अलग हो, इसे विनम्रता से समाप्त करें और सभी इनपुट और लोगों के समय का सम्मान करें।
भाग ३ का ५: भाषण में संचार करना
चरण 1. श्रोता को सहज बनाएं।
यह चर्चा या प्रस्तुति शुरू करने से पहले किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कोई पसंदीदा किस्सा बताकर। यह श्रोताओं को आपको उन लोगों में से एक के रूप में पहचानने में मदद कर सकता है जो समान दैनिक समस्याओं से ग्रस्त हैं।
चरण 2. अपने आप को स्पष्ट करें।
संदेश को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करना महत्वपूर्ण है ताकि संदेश प्रत्येक श्रोता को स्पष्ट रूप से प्राप्त हो। आपकी सारी बातें याद रखी जाएंगी क्योंकि लोगों को आपकी बात तुरंत समझ में आ जाएगी। इसके लिए आपको अपने शब्दों को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए और ऐसी भाषा का प्रयोग करना चाहिए जो सरल और कम जटिल हो।
चरण 3. स्पष्ट उच्चारण।
सभी पक्षों को सुनने के लिए एक आवाज के स्तर पर बोलें और बहुत चुप या पीछे हटने वाले न दिखें। किसी भी गलतफहमी से बचने के लिए मुख्य वाक्यों का अच्छी तरह से उच्चारण करना सुनिश्चित करें। यदि आप तनाव में होने पर बड़बड़ाने के अभ्यस्त हैं, तो अपने संदेश को दर्पण में व्यक्त करने के लिए स्वयं का अभ्यास करने का प्रयास करें। कभी-कभी अपने संचार के बिंदुओं पर चर्चा करने का सबसे अच्छा समय एक आरामदायक वातावरण में होता है। यह आपके दिमाग में संदेश को आकार देने में मदद कर सकता है। याद रखें कि अपने उच्चारण का अभ्यास और सुधार करने से आत्मविश्वास बढ़ाने में मदद मिल सकती है।
चरण 4. ध्यान से सुनें और सुनिश्चित करें कि आपके चेहरे के भाव रुचि को दर्शाते हैं।
याद रखें कि संचार दोनों तरह से होता है, और जब आप बात करते हैं, तो आप सीखते नहीं हैं। सक्रिय रूप से सुनकर, आप अनुमान लगा सकते हैं कि आपका संदेश श्रोता तक कितना पहुँचा और क्या इसे अच्छी तरह से प्राप्त किया गया या इसमें सुधार किया जाना चाहिए। यदि आपके श्रोता भ्रमित प्रतीत होते हैं, तो उन्हें अपनी भाषा में कही गई बातों को दोहराने के लिए कहें ताकि इससे उन्हें समझने में मदद मिल सके। यह आपको किसी भी संभावित गलतफहमी को पहचानने और ठीक करने में भी मदद कर सकता है।
चरण 5. दिलचस्प ध्वनि।
नीरस ध्वनियाँ कानों के लिए अनाकर्षक होती हैं, इसलिए अच्छे संचारक संचार को बढ़ाने के लिए स्वर का उपयोग करते हैं। नोर्मा माइकल अनुशंसा करते हैं कि आप:
- जैसे ही आप एक विषय या बिंदु से दूसरे विषय पर जाते हैं, अपनी आवाज तेज करें और अपना वॉल्यूम बढ़ाएं।
- जब कोई विशेष या अंतिम संदेश हो तो अपना वॉल्यूम बढ़ाएं और संदेशों के वितरण को धीमा करें।
- शीघ्रता से बोलें, लेकिन कार्रवाई के लिए कॉल करते समय कीवर्ड पर ज़ोर देने के लिए रुकें।
भाग ४ का ५: शरीर की भाषा के साथ संचार करना
चरण 1. लोगों को जानें।
बेशक, आप हमेशा दर्शकों में सभी को नहीं जानते हैं या समूह में कुछ नए दोस्त हैं, लेकिन वे आपके साथ सिर हिलाते हैं और आपको परिचित रूप से देखते हैं। इसका मतलब है कि वे आपसे जुड़े हुए हैं। इसलिए उन्हें स्वीकार करके उन्हें पुरस्कृत करें!
चरण 2. स्पष्ट और स्पष्ट बॉडी लैंग्वेज प्रदान करें।
अपने चेहरे के भाव को होशपूर्वक समायोजित करें। कोमल भावों का उपयोग करके अपने श्रोताओं में उत्साह को प्रतिबिंबित करने और सहानुभूति को प्रेरित करने का प्रयास करें। नकारात्मक चेहरे के भावों का प्रयोग करने से बचें, जैसे कि भौंहें झुकाना या ऊपर उठाना। चेहरे के भाव नकारात्मक हैं या नहीं, यह संदर्भ, विशेष रूप से सांस्कृतिक संदर्भ से संबंधित है, इसलिए यह उस स्थिति पर निर्भर करता है जिसमें आप हैं।
सांस्कृतिक अंतरों के कारण होने वाली अप्रत्याशित शारीरिक शैलियों की तुरंत पहचान करें, जैसे मुट्ठी बांधना, झुकना या स्थिर रहना। यदि आप संस्कृति से परिचित नहीं हैं, तो उन संचार चुनौतियों के बारे में पूछने का प्रयास करें जिनका सामना आप "इससे पहले" कर सकते हैं कि आप उन लोगों से बात करना शुरू करें जिनके लिए आप सांस्कृतिक संदर्भ नहीं जानते हैं।
चरण 3. संचार में आँख से संपर्क करें।
आँख से संपर्क एक अच्छे संबंध का निर्माण कर सकता है और लोगों को यह विश्वास दिला सकता है कि आप पर भरोसा किया जा सकता है और आप रुचि दिखा सकते हैं। बातचीत या प्रस्तुति के दौरान, यदि संभव हो तो दूसरे व्यक्ति की आंखों में देखना और उचित समय के लिए संपर्क बनाए रखना महत्वपूर्ण है। सावधान रहें कि इसे ज़्यादा न करें। एक बार में कम से कम 2-4 सेकंड के लिए आंखों के संपर्क का प्रयोग करें।
- पूरे दर्शकों से बात करना न भूलें। यदि आप किसी पैनल के सामने बोल रहे हैं, तो पूरे पैनल को आंखों में देखें। किसी को नज़रअंदाज़ करने से उन्हें ठेस पहुँच सकती है, इससे आपको व्यापार करना पड़ सकता है, अस्वीकार किया जा सकता है, या जो भी सफलता आप प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं।
- यदि आप एक बड़े दर्शक वर्ग से बात कर रहे हैं, तो फिर से शुरू करने से पहले एक या दो सेकंड के लिए रुकें और श्रोताओं के एक सदस्य के साथ आँख से संपर्क करें। यह दर्शकों में व्यक्तियों को मूल्यवान महसूस करा सकता है।
- महसूस करें कि हर संस्कृति में आंखों का संपर्क अलग होता है। कुछ संस्कृतियों में, इसे परेशान करने वाला और अनुचित माना जाता है। पहले पूछने या कुछ शोध करने का प्रयास करें।
चरण 4. अपने लाभ के लिए श्वास और विराम का प्रयोग करें।
विराम में शक्ति है। साइमन रेनॉल्ड्स का कहना है कि विराम श्रोताओं को सुनने के लिए लुभा सकता है। यह आपको अपनी बात पर जोर देने में मदद करता है और श्रोता को आपके द्वारा कही गई बातों को पचाने का समय देता है। यह आपके संचार को अधिक आकर्षक, आपके भाषण को पचाने में आसान और सुनने में अधिक आरामदायक दिखाने में मदद कर सकता है।
- संवाद शुरू करने से पहले खुद को शांत करने के लिए कुछ गहरी सांसें लें।
- बात करते समय गहरी और नियमित रूप से सांस लेने की आदत डालें। यह आपकी आवाज़ को स्थिर और शांत रख सकता है और आपको अधिक आराम से बना सकता है।
- आप जो कह रहे हैं उससे एक सांस लेने के लिए विराम का प्रयोग करें।
चरण 5. इस बात पर ध्यान दें कि लोग आपके हाव-भाव को कैसे आंक सकते हैं।
हाथों की हरकतों का सावधानी से प्रयोग करें। इस बात से अवगत रहें कि बोलते समय आपके हाथ क्या कर रहे हैं। कुछ हाथ के इशारे आपके संदेश (खुले हावभाव) को रेखांकित करने में बहुत प्रभावी हो सकते हैं, जबकि अन्य श्रोता के लिए विचलित या आक्रामक हो सकते हैं, यहाँ तक कि बातचीत को बंद करने की प्रवृत्ति (बंद इशारों) भी हो सकते हैं। आप अन्य वक्ताओं के हाथों की गतिविधियों को देखकर सीख सकते हैं और देख सकते हैं कि श्रोता के रूप में वे आपको कैसे प्रभावित करते हैं। उन चालों का अनुकरण करें जो आपको प्रभावी और दिलचस्प लगती हैं। याद रखें कि सबसे प्रभावी आंदोलनों प्राकृतिक, धीमी और सहानुभूतिपूर्ण हैं।
चरण 6. अपने शरीर के अन्य संकेतों की जाँच करें।
ध्यान रखें कि आपकी आंखें न भटकें, आपके हाथ हिले-डुले न दिखें, या आप बार-बार हिलने-डुलने, झपकने, अपने पैरों को हिलाने आदि जैसी हरकतें न करें। इस तरह के छोटे-छोटे इशारे आपके संदेश की प्रभावशीलता को कम कर देते हैं।
जब आप बोलते हैं तो किसी को आपको रिकॉर्ड करने के लिए कहें, और देखें कि आपका संदेश कितनी तेजी से वितरित किया जाता है। कोई भी दोहराई जाने वाली हरकत या अचेतन आदतें बहुत ही दृश्यमान और मजाकिया बन जाएंगी। एक बार जब आप इस तरह के इशारों को ढूंढ लेते हैं, तो अवांछित बॉडी लैंग्वेज को संशोधित करना और इसकी पुनरावृत्ति की निगरानी करना आसान हो जाएगा।
भाग ५ का ५: संघर्ष में प्रभावी संचार
चरण 1. समान ऊंचाई पर खड़े हो जाएं।
आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं, उससे खुद को ऊंचा न रखें। यह शक्ति के विभिन्न स्तरों का निर्माण कर सकता है और वास्तव में संघर्ष को एक अलग स्तर तक ले जा सकता है। बैठे हैं तो उनके साथ बैठें।
चरण 2. दूसरे पक्ष को सुनें।
उन्हें अपनी भावनाओं को व्यक्त करने दें। बोलने के लिए अपनी बारी की प्रतीक्षा करें, उन्हें बीच में न रोकें।
चरण 3. शांत स्वर में बोलें।
दूसरे पक्ष या उनके कार्यों के बारे में चिल्लाएं या आरोप न लगाएं।
चरण 4. उन्हें बताएं कि आप उनकी बातों को सुनते हैं और उनके पक्ष को समझते हैं।
इस तरह के बयान देने के लिए समय निकालें, "अगर मैं आपको सही ढंग से समझता हूं, तो आप ऐसा कह रहे हैं …"
चरण 5. तर्क के अंत को बाध्य न करें।
अगर कोई किसी तर्क से पीछे हटता है या कमरे से बाहर निकलता है, तो उसका अनुसरण न करें। उन्हें ऐसा करने दें और जब वे शांत हों और बात करने के लिए तैयार हों तो बात करें। #हमेशा आखिरी शब्द पाने की कोशिश न करें। फिर, यह वास्तव में एक संघर्ष को बढ़ा सकता है जो कभी खत्म नहीं होगा। कभी-कभी आपको असहमत होने और आगे बढ़ने के लिए सहमत होना पड़ता है।
चरण 6. "मुझे" संदेशों का प्रयोग करें।
यदि आप चिंता व्यक्त करते हैं, तो "I" के साथ वाक्य शुरू करने का प्रयास करें और स्पष्ट रूप से बताएं कि वे आपको "महसूस" कैसे कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यह कहने के बजाय कि "तुम इतनी गड़बड़ हो और यह मुझे पागल कर रहा है" कोशिश करें "मुझे ऐसा लगता है कि यह गंदगी हमारे लिए समस्या पैदा कर रही है। अराजकता मेरे सिर में घुस गई, और मुझे सीमित महसूस कराया। सच कहूं तो यह गंदगी मुझे उससे कहीं ज्यादा परेशान करती है जितनी उसे करनी चाहिए थी।"
टिप्स
- हास्य से सावधान रहें। एक छोटा सा हास्य जो आप चर्चा में फिसल जाते हैं वह बहुत प्रभावी हो सकता है, लेकिन जो कहना मुश्किल है उसे कवर करने के लिए रुकें और इसके पीछे न छुपें। यदि आप लगातार हंसते और मजाक करते रहते हैं, तो आपके संचार को गंभीरता से नहीं लिया जाएगा।
- यदि आप किसी समूह या दर्शकों को प्रस्तुति दे रहे हैं, तो कठिन प्रश्न पूछने के लिए तैयार रहें ताकि आप ट्रैक पर रह सकें और भ्रमित न हों। हमेशा प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए, माइकल ब्राउन एक समूह या दर्शकों के संदर्भ में कठिन प्रश्नों से निपटने के लिए 'सुनहरा नियम' की सिफारिश करते हैं। उनका सुझाव है कि आप उपस्थित सभी लोगों की ओर से उठाए गए प्रश्नों और मुद्दों को सुनें और दोहराएं। प्रश्नकर्ता से अपनी आँखें हटाकर, और पूरे समूह या श्रोताओं को एक साथ प्रश्न का उत्तर देने के लिए देखते हुए, भीड़ के साथ अपना उत्तर साझा करें। दिशा बदलकर बातचीत जारी रखते हुए इस संयुक्त उत्तर को रेखांकित करें।
- चिल्लाओ या विनती मत करो। इससे सम्मान या रुचि पैदा नहीं होगी। यदि आप बहुत परेशान हैं, तो अपने आप को क्षमा करें और शांत होने पर चर्चा पर वापस आएं।
- बकबक मत करो। इससे आपके संदेश को गलत समझा जा सकता है या गंभीरता से नहीं लिया जा सकता है।
- कार्रवाई में महान वक्ताओं के कुछ उदाहरणों के लिए ऑनलाइन देखें। कुछ सबसे अधिक देखे जाने वाले सर्वेक्षण करें, उदाहरण के लिए टेड टॉक्स। ऑनलाइन वीडियो में कई रोल मॉडल देखे जा सकते हैं। उन्हें "अपने व्यक्तिगत संचार कोच" के रूप में सोचें!
