यदि आपको कुछ समय के लिए कार्यालय छोड़ना है, या आप छुट्टी पर जाने की योजना बना रहे हैं, तो हो सकता है कि आप लोगों को आपको ईमेल करने देना चाहें कि आप दूर हैं। यदि आपके पास एक एक्सचेंज खाता है, तो आउटलुक अंतर्निहित कार्यों के साथ आता है। यदि आपके पास एक्सचेंज खाता नहीं है, तो भी आप कुछ नियम बनाकर ईमेल का स्वचालित रूप से उत्तर दे सकते हैं। अपने स्वचालित उत्तरों को सेट करने के लिए इस मार्गदर्शिका का पालन करें, चाहे आपके पास एक्सचेंज खाता हो या नहीं।
कदम
विधि 1 में से 4: आउटलुक 2010/2013
चरण 1. स्वचालित उत्तर सक्षम करें।
एक एक्सचेंज फ़ोल्डर का चयन करें। अपने संदेश स्टोर से फ़ोल्डर का चयन करें। स्वचालित उत्तर विकल्प देखने के लिए आपको एक एक्सचेंज फ़ोल्डर का चयन करना होगा। स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर) मेनू खोलें। आप इस मेनू को फ़ाइल टैब पर क्लिक करके और फिर जानकारी टैब का चयन करके पा सकते हैं।
चरण 2. अपना उत्तर कॉन्फ़िगर करें।
स्वचालित उत्तर मेनू में, उस बॉक्स को चेक करें जो कहता है कि स्वचालित उत्तर भेजें। आप बॉक्स को चेक करके और समय और दिनांक सीमा निर्धारित करके सहायक के लिए सक्रिय समय निर्धारित कर सकते हैं।
चरण 3. अपना उत्तर लिखें।
आपके एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन टैब का उपयोग करें। अन्य लोगों से प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए, मेरे संगठन के बाहर टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तर से संतुष्ट हो जाएं, तो ठीक पर क्लिक करें।
चरण 4. स्वचालित उत्तर अक्षम करें।
यदि आप अपने स्वचालित उत्तर के लिए दिनांक सीमा निर्धारित करते हैं, तो दिनांक सीमा समाप्त होने पर सहायक स्वतः समाप्त हो जाएगा। यदि आप दिनांक सीमा निर्धारित नहीं करते हैं, तो यह तब तक जारी रहेगी जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "स्वचालित उत्तर न भेजें" चुनें।
विधि 2 का 4: आउटलुक 2007
चरण 1. कार्यालय सहायक को सक्रिय करें।
टूल्स टैब पर क्लिक करें। उपकरण मेनू पर, कार्यालय सहायक से बाहर का चयन करें। उस बॉक्स को चेक करें जो कहता है "कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर भेजें।" आप बॉक्स को चेक करके और समय और दिनांक सीमा निर्धारित करके सहायक के लिए सक्रिय समय निर्धारित कर सकते हैं।
चरण 2. अपना उत्तर लिखें।
आपके एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन टैब का उपयोग करें। अन्य लोगों से प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए, मेरे संगठन के बाहर टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तर से संतुष्ट हो जाएं, तो ठीक पर क्लिक करें।
चरण 3. कार्यालय सहायक से बाहर अक्षम करें।
यदि आप अपने स्वचालित उत्तर के लिए दिनांक सीमा निर्धारित करते हैं, तो दिनांक सीमा समाप्त होने पर सहायक स्वतः समाप्त हो जाएगा। यदि आप दिनांक सीमा निर्धारित नहीं करते हैं, तो यह तब तक जारी रहेगी जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "स्वचालित उत्तर न भेजें" चुनें।
विधि 3 का 4: आउटलुक 2003
चरण 1. कार्यालय सहायक को सक्रिय करें।
उपकरण मेनू पर, कार्यालय सहायक से बाहर का चयन करें। "मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं" कहने वाले बॉक्स को चेक करें।
चरण 2. अपना उत्तर लिखें।
"निम्नलिखित पाठ के साथ प्रत्येक प्रेषक को केवल एक बार स्वतः उत्तर दें:" लेबल वाले बॉक्स में वह उत्तर दर्ज करें जिसे आप ईमेल उत्तर के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
चरण 3. नियम जोड़ें।
आप अपनी Assistant में नियम जोड़ सकते हैं, जैसे कुछ प्रेषकों के संदेशों को अन्य प्राप्तकर्ताओं को अग्रेषित करना। आपके द्वारा परिभाषित नियम को कॉन्फ़िगर करने के लिए नियम जोड़ें … बटन पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो किसी विशिष्ट क्लाइंट के ईमेल को आपके सहकर्मियों को अग्रेषित करेगा ताकि आपके दूर होने पर महत्वपूर्ण ईमेल छूटे नहीं।
चरण 4. कार्यालय सहायक से बाहर अक्षम करें।
कार्यालय से बाहर सहायक तब तक जारी रहेगा जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर न भेजें" का चयन करें।
विधि 4 का 4: एक्सचेंज खाते के बिना ऑटो उत्तर भेजना
चरण 1. एक टेम्पलेट बनाएं।
एक्सचेंज खाते के बिना, स्वचालित उत्तर विकल्प उपलब्ध नहीं है। लेकिन टेम्प्लेट और कुछ नियमों का उपयोग करके स्वचालित उत्तर सेट करना अभी भी संभव है। एक नया ईमेल बनाकर शुरू करें। यह आपकी स्वतः-प्रतिक्रिया का खाका होगा।
- एक विषय चुनें जो संक्षेप में स्थिति का वर्णन करता है। उदाहरण के लिए "कार्यालय से बाहर"। आप विषय में "ऑटो-रिप्लाई" शब्द भी लिख सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ताओं को तुरंत पता चल जाए कि उन्हें जो मिलता है वह एक स्वचालित उत्तर है।
- एक संक्षिप्त संदेश लिखें। ईमेल के मुख्य भाग में, एक सामान्य संदेश लिखें जो इसे प्राप्त करने वाले किसी भी व्यक्ति पर लागू किया जा सके। प्राप्तकर्ता को बताएं कि आपसे कैसे संपर्क किया जाए, या किसी और से वे संपर्क कर सकते हैं।
चरण 2. अपना टेम्पलेट सहेजें।
एक बार जब आप संदेश से संतुष्ट हो जाते हैं, तो इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें… "इस प्रकार सहेजें" ड्रॉपडाउन मेनू में, आउटलुक टेम्पलेट का चयन करें। यह फ़ाइल को आउटलुक में लोड किए गए टेम्पलेट के रूप में सहेजेगा।
चरण 3. एक नियम बनाएँ।
ऑटो-रिप्लाई ठीक से काम करने के लिए, आपको प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए कुछ नियमों को परिभाषित करने की आवश्यकता होगी। Office 2003/2007 में, टूल्स मेनू पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट चुनें। Office 2010/2013 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, जानकारी का चयन करें और फिर नियम और अलर्ट पर क्लिक करें। इससे ई-मेल रूल्स मेन्यू खुल जाएगा।
- न्यू रूल बटन पर क्लिक करें। आपको एक टेम्प्लेट चुनने के लिए कहा जाएगा। "रिक्त नियम से प्रारंभ करें" अनुभाग से, "संदेशों के आने पर उनकी जांच करें" चुनें। अगला पर क्लिक करें।
- तय करें कि किस संदेश का जवाब देना है। यदि आप अपने इनबॉक्स में प्राप्त प्रत्येक संदेश का उत्तर देना चाहते हैं, तो "बॉक्स में मेरा नाम कहां है" बॉक्स को चेक करें। आप ईमेल के विषय या मुख्य भाग में कुछ शब्दों के साथ एक विशिष्ट डिलीवरी या ईमेल निर्दिष्ट करके इसे कम कर सकते हैं। अपना चयन करने के बाद अगला क्लिक करें।
- अपना टेम्प्लेट लोड करें। आपके द्वारा पहले बनाए गए संदेश को लोड करने के लिए अगली विंडो में "एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें" बॉक्स का चयन करें। "एक विशिष्ट टेम्पलेट" के लिए विवरण बॉक्स में लिंक पर क्लिक करें। यह एक संवाद खोलेगा जो आपसे पूछेगा कि टेम्पलेट को कहाँ सहेजना है। "फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" चुनें। आपके द्वारा पहले बनाए गए संदेश को खोलें।
- अपने अपवाद सेट करें। एक बार टेम्प्लेट लोड हो जाने पर, यदि आप नहीं चाहते कि उत्तर भेजा जाए, तो आप उदाहरण निर्दिष्ट कर सकते हैं, जैसे विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं के लिए, या कुछ प्रकार के संदेशों के लिए। अपना चयन करने के बाद अगला क्लिक करें।
- अपने नियम को एक नाम दें। समाप्त करने से पहले, आपको अपने नियम को एक नाम निर्दिष्ट करना होगा। याद रखने में आसान किसी चीज़ का उपयोग करें ताकि आप भविष्य में नियम को शीघ्रता से अक्षम कर सकें। नियम को सक्षम करने के लिए "इस नियम को चालू करें" बॉक्स को चेक करें, फिर समाप्त पर क्लिक करें।
चरण 4. नियम को अक्षम करें।
जब आप काम पर वापस आते हैं, तो आप नियम और अलर्ट मेनू को फिर से खोलकर नियम को अक्षम कर सकते हैं। अपने सक्रिय नियमों की सूची से आपके द्वारा बनाए गए कार्यालय से बाहर नियम का चयन करें, फिर हटाएं बटन पर क्लिक करें।
टिप्स
- एक संगठन को आमतौर पर आपकी कंपनी के रूप में परिभाषित किया जाता है और इसमें ऐसे लोग होते हैं जिनके पास आपके ई-मेल सिस्टम पर एक्सचेंज सर्वर खाते होते हैं।
- मुख्य आउटलुक विंडो में टूल्स मेनू दिखाई देता है। मुख्य विंडो वही विंडो है जो आउटलुक लॉन्च करते समय दिखाई देती है और इसमें फाइल, एडिट, व्यू, गो, टूल्स, एक्शन और हेल्प मेन्यू शामिल हैं। ई-मेल संदेश, संपर्क, या कार्य जैसे आइटम बनाने या देखने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विंडो में कोई टूल मेनू नहीं है।
- यदि आप मेरे संगठन के बाहर के लोगों को ऑटो-रीप्ले बॉक्स चेक करते हैं, तो मेरे संगठन के बाहर टैब टैब नाम के आगे (चालू) प्रदर्शित होगा।
- संपर्क आपके एक्सचेंज सर्वर संपर्क फ़ोल्डर में होना चाहिए। यदि संपर्क केवल उस फ़ोल्डर में है जो व्यक्तिगत फ़ोल्डर (.pst) फ़ाइल का हिस्सा है, तो स्वतः-उत्तर संदेश नहीं भेजा जाएगा।
