जब आप अपनी नौकरी छोड़ने और किसी नए स्थान पर जाने का निर्णय लेते हैं, तो आपको इस्तीफा देने के अपने इरादे के बारे में कम से कम दो सप्ताह का नोटिस देना होगा। अपने बॉस को सौंपने के लिए विनम्र लेकिन दृढ़ त्याग पत्र लिखने का तरीका जानने के लिए पढ़ते रहें।
कदम
भाग १ का ३: क्या कहना है और कैसे कहना है
चरण 1. एक स्पष्ट और संक्षिप्त बयान दें।
आपके अधिसूचना पत्र की पहली पंक्ति में स्पष्ट रूप से उल्लेख होना चाहिए कि आप दो सप्ताह की अवधि के अंत में अपने पद से इस्तीफा दे देंगे। ऐसे वाक्यों का उपयोग न करें जो यह आभास दे सकें कि आप अधिक समय तक रहने के इच्छुक हैं या सही प्रस्ताव के साथ अपना विचार बदल सकते हैं।
- एक अच्छा उदाहरण: "यह पत्र [कंपनी का नाम] से [नौकरी का नाम] के रूप में मेरे इस्तीफे की आधिकारिक अधिसूचना है, जो [इस्तीफे की तारीख] से प्रभावी है।"
- एक अच्छा उदाहरण: "मैं एतद्द्वारा [कंपनी का नाम] पर [नौकरी का नाम] के रूप में इस्तीफा देता हूं, [आज की तारीख] से दो सप्ताह प्रभावी [इस्तीफे की तारीख]।
- खराब उदाहरण: "मैं [नौकरी का नाम] के रूप में अपना पद छोड़ने का इरादा रखता हूं। कृपया मुझे बताएं कि आपके लिए सबसे उपयुक्त समय सीमा कब है।"
- एक बुरा उदाहरण: "यदि सब कुछ उम्मीद के मुताबिक रहा, तो मैं अब से दो सप्ताह बाद इस कंपनी में अपने पद से इस्तीफा देने का इरादा रखता हूं।"
चरण 2. अपने बॉस को कम से कम दो सप्ताह का समय दें।
आज, अधिकांश कर्मचारियों को दो सप्ताह पहले त्याग पत्र प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे अभी भी पेशेवर शिष्टाचार माना जाता है।
- यदि आप दो सप्ताह से पहले नौकरी छोड़ देते हैं, तो आपके भावी नियोक्ता को आश्चर्य हो सकता है कि क्या आप उनके साथ भी ऐसा ही करेंगे।
- यदि आपकी कंपनी वर्तमान में विशेष रूप से व्यस्त अवधि में प्रवेश कर रही है, तो आप केवल दो सप्ताह के बजाय अग्रिम में "चार सप्ताह का नोटिस" देने पर विचार कर सकते हैं।
- वरिष्ठ अधिकारियों और उच्च स्तर के कर्मचारियों को भी दो सप्ताह से अधिक का नोटिस देने पर विचार करना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, अपनी स्थिति के लिए आवंटित अवकाश समय की मात्रा के बराबर समय आवंटित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी स्थिति आपको तीन सप्ताह की छुट्टी देती है, तो आपको पहले से "तीन सप्ताह का नोटिस" भी देना होगा।
चरण 3. अपने इस्तीफे के पीछे के कारणों को बताने से बचें।
यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपके कारण कुछ समस्याग्रस्त हैं, लेकिन भले ही आप कंपनी को अच्छी शर्तों पर छोड़ना चाहते हैं, फिर भी आपको औपचारिक त्याग पत्र में उन कारणों को बताने से बचना चाहिए।
- हालाँकि, आपको यह कारण बताना होगा जब सीधे इसे प्रदान करने के लिए कहा जाए।
- आपको पर्यवेक्षकों और सहकर्मियों के साथ साझा करने का एक कारण भी देना चाहिए जो निश्चित रूप से पूछेंगे कि आप छोड़ने की योजना क्यों बना रहे हैं। इस तर्क को औपचारिक पत्र में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन व्यक्तिगत रूप से पूछे जाने पर तैयार रहना अभी भी उपयोगी है।
चरण 4. औपचारिक और मैत्रीपूर्ण दोनों बनें।
आपके अधिसूचना पत्र का समग्र स्वर पेशेवर होना चाहिए, लेकिन इतना पेशेवर नहीं होना चाहिए कि आप ठंडे या कड़े लगें। आमतौर पर, आपको अपने बॉस के साथ अब तक के सबसे दोस्ताना लहजे में पत्र लिखना चाहिए।
- यदि आपके बॉस के साथ आपका संचार हमेशा एक कठोर पेशेवर संरचना का अनुसरण करता है, तो अपनी सूचनाओं में उस स्वर का पालन करें। दूसरी ओर, यदि आप अपने बॉस के साथ अधिक व्यक्तिगत तरीके से संवाद कर रहे हैं, तो अधिक व्यक्तिगत स्वर का उपयोग करने से न डरें। एक व्यक्तिगत स्वर तब तक उपयुक्त है जब तक कि यह आकस्मिक और तुच्छ न हो।
- एक अच्छा उदाहरण: "आपके साथ काम करते हुए मुझे जो अनुभव और विकास दिया गया है, उसके लिए मैं बहुत आभारी हूं।"
- खराब उदाहरण: "मैं औपचारिक रूप से रिकॉर्ड के लिए प्रमाणित करता हूं कि मैं एबीसी कंपनी के लिए सर्वोच्च सम्मान बनाए रखता हूं और इस कंपनी में किसी भी वरिष्ठ या सहकर्मियों के प्रति कोई दुर्भावना नहीं है।"
- बुरा उदाहरण: "सब कुछ के लिए धन्यवाद!"
चरण 5. सकारात्मक स्वर सेट करें।
यह पत्र आपके कार्मिक फ़ोल्डर में अंतिम दस्तावेज होगा, इसलिए इसे एक अच्छा प्रभाव छोड़ना चाहिए। यहां तक कि अगर आप उस नौकरी से नफरत करते हैं जिसे आप छोड़ रहे हैं और कंपनी में किसी के साथ कुछ भी नहीं करना चाहते हैं, तो भी आपको पुलों को जमीन पर जलाने के बजाय पीछे छोड़ देना चाहिए।
- यदि आपके भावी नियोक्ता ने आपके पिछले नियोक्ता से संपर्क किया है, और सुना है कि आपने एक सकारात्मक त्याग पत्र छोड़ा है तो आप पर अच्छा प्रभाव पड़ेगा। यह तब भी उपयोगी होता है जब आपकी फाइल खींचने के लिए जिम्मेदार पुरानी कंपनी का कर्मचारी आपके बारे में ज्यादा नहीं जानता है।
- अपने त्याग पत्र में कभी भी कंपनी में किसी के साथ बदतमीजी न करें या कंपनी के संचालन की आलोचना न करें।
चरण 6. अपने बॉस को धन्यवाद।
कंपनी में काम करने का अवसर और अनुभव देने के लिए अपने बॉस को धन्यवाद देते हुए एक या दो वाक्य दर्ज करें। हर काम किसी के जीवन में योगदान देता है, भले ही विपक्ष पेशेवरों से कहीं अधिक हो।
- यदि आपका कार्य अनुभव अधिकतर सकारात्मक रहा है, तो सुनिश्चित करें कि आपका आभार दिखाया गया है। निम्नलिखित की तरह कुछ लिखें, “पिछले तीन वर्षों में मैं आपको पर्याप्त धन्यवाद भी नहीं दे सकता। मैंने अपनी अपेक्षा से बहुत अधिक सीखा और मैं वास्तव में आपकी दया और धैर्य की सराहना करता हूं।"
- यदि आपका कार्य अनुभव अधिकतर नकारात्मक रहा है, तो एक सामान्य धन्यवाद नोट दें। निम्नलिखित की तरह कुछ कोशिश करें, "पिछले तीन वर्षों में मुझे अनुभव देने के लिए मैं भी आपको धन्यवाद देना चाहता हूं।"
चरण 7. अपने बॉस को बताएं कि आप प्रमुख परियोजनाओं को पूरा करने का इरादा रखते हैं।
वफादारी और जिम्मेदारी के अंतिम कार्य के रूप में, आपको किसी भी लंबित या वर्तमान परियोजनाओं को रिकॉर्ड करना चाहिए जो आपकी मदद के बिना विफल हो सकते हैं और वादा करते हैं कि आप परियोजना को पूरा करेंगे और कंपनी को परेशानी में नहीं छोड़ेंगे।
- चल रही परियोजनाएं और छोटी परियोजनाएं जिन्हें किसी और के द्वारा संभाला जा सकता है, को बाहर रखा जा सकता है।
- यह आपके बॉस पर एक अच्छा प्रभाव छोड़ेगा, इसलिए इस बात की अधिक संभावना है कि बॉस आपको भविष्य में किसी अन्य बॉस के लिए एक अच्छी सिफारिश देने के लिए तैयार होगा यदि ऐसा करने के लिए कहा जाए।
चरण 8. इस्तीफे के बाद समर्थन की पेशकश करें।
चूंकि आपके जाने के बाद कंपनी किसी भिन्न कार्यप्रवाह में संक्रमण करती है, इसलिए कुछ अड़चनें होंगी। अपने त्याग पत्र में, अपने रोजगार अनुबंध के समाप्त होने के बाद भी कंपनी को संक्रमण के माध्यम से मदद करने की पेशकश करें।
एक फ़ोन नंबर और/या ई-मेल पता प्रदान करें जिसका उपयोग कंपनी किसी भी प्रश्न के लिए आपसे संपर्क करने के लिए कर सकती है।
चरण 9. धन्यवाद नोट के साथ बंद करें।
यहां तक कि अगर आपने उसे पहले पत्र में धन्यवाद दिया है, तो अपनी कृतज्ञता को बहाल करके पत्र को बंद करना एक बुद्धिमान विचार है।
उदाहरण: "आपने मेरे लिए जो कुछ भी किया है उसके लिए मैं हमेशा आपका और एबीसी कंपनी के कर्मचारियों का आभारी रहूंगा।"
3 का भाग 2: पत्र लिखना
चरण 1. एक पत्र लिखें, ई-मेल नहीं।
इस्तीफा नोटिस जमा करते समय, आपको इसे ई-मेल के बजाय टाइप और मुद्रित पत्र में लिखना चाहिए। यह पत्र सीधे आपके पर्यवेक्षक को प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
- हालांकि ई-मेल लिखना आसान और तेज लग सकता है, उन्हें आमतौर पर कम पेशेवर माना जाता है और आम तौर पर नापसंद किया जाता है।
- अपना सूचना पत्र डाक या अपने कार्यालय के वितरण प्रणाली द्वारा न भेजें। इससे देरी होगी, और जब तक आपके बॉस को पत्र प्राप्त होता है, तब तक आपके नियोजित दो सप्ताह पहले ही आधे हो सकते हैं।
चरण 2. ऊपरी बाएँ कोने पर दिनांक टाइप करें।
औपचारिक पत्र लिखने के लिए मानक के रूप में, आपको पृष्ठ के ऊपरी-बाएँ कोने में दिनांक-माह-वर्ष प्रारूप में दिनांक टाइप करना होगा। महीने को अक्षरों से लिखा जाना चाहिए, जबकि तारीख और वर्ष अंकीय प्रारूप में होना चाहिए।
- उदाहरण: २६ जून २०१३
- याद रखें कि आमतौर पर आपको वापसी का पता शामिल करने की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि आपका पता आपके नियोक्ता के पते जैसा ही होगा। हालाँकि, यदि आप इसे पसंद करते हैं तो आप पते के साथ कंपनी के लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. प्राप्तकर्ता के पते को शामिल करने पर विचार करें।
यदि आप कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता का पता शामिल नहीं करना चुन सकते हैं, क्योंकि यह कंपनी के भीतर से ही भेजा गया एक पत्र है। लेकिन पता शामिल करना एक अच्छा विचार है, क्योंकि यह आपको विशेष रूप से अपने बॉस को पत्र को संबोधित करने की अनुमति देता है।
- पहले वाक्य में अपने बॉस का शीर्षक और पूरा नाम लिखें।
- अगली लाइन पर गली का नाम और अगली लाइन पर शहर, राज्य और पोस्टल कोड लिखें।
- प्राप्तकर्ता की तिथि और पते के बीच एक पंक्ति छोड़ें। प्राप्तकर्ता के पते और उसके नीचे अभिवादन के बीच एक और लाइन छोड़ें। पता ही सिंगल-स्पेस होना चाहिए।
चरण 4. अभिवादन वाक्य में सीधे अपने बॉस का अभिवादन करें।
आपका पत्र "प्रिय" के साथ खुल जाना चाहिए। (नियोक्ता का नाम)”और कभी भी अस्पष्ट या सामान्य अभिवादन का उपयोग न करें जैसे कि“यह किससे संबंधित हो सकता है।
आपको अपने बॉस का अभिवादन उसी तरह करना चाहिए जैसे आप सामान्य रूप से करते हैं, भले ही वह तरीका थोड़ा आकस्मिक हो। उदाहरण के लिए, यदि आप आमतौर पर अपने बॉस को पहले नाम से अभिवादन करते हैं, तो "प्रिय" लिखें। जेनिफर।" यदि आपके बॉस के साथ आपका संबंध केवल पेशेवर है, तो "प्रिय" का उपयोग करें। जेनिफर स्मिथ की मां।"
चरण 5. अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें।
इस लेख में दिए गए दिशा-निर्देशों के अनुसार पत्र के मुख्य भाग को लिखना शुरू करने से पहले अभिवादन के बाद एक पंक्ति छोड़ें।
- मुख्य भाग में प्रत्येक अनुच्छेद एकल-स्थान वाला होना चाहिए, लेकिन प्रत्येक अलग अनुच्छेद के बीच एक रिक्त रेखा होनी चाहिए। और साथ ही किसी भी पैराग्राफ को इंडेंट करने की जरूरत नहीं है।
- एक पत्र अधिकतम एक पृष्ठ में बनाएं।
चरण 6. एक गर्म कवर का प्रयोग करें।
एक दोस्ताना और सकारात्मक स्वर बनाए रखने के लिए, आपको एक समापन देना चाहिए जो "नमस्ते," "धन्यवाद," या "ईमानदारी से" जैसे सामान्य अंत की तुलना में अधिक गर्म और अधिक ईमानदार दिखता है।
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कवर के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- मेरी हार्दिक बधाई
- मुझे आपकी सफलता की बहुत उम्मीद है
- अब तक की हर चीज के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद
- हार्दिक धन्यवाद और शुभकामनाओं के साथ।
चरण 7. अपना नाम टाइप करें और उस पर हस्ताक्षर करें।
समापन के नीचे चार पंक्तियों में अपना पूरा नाम टाइप करें और कवर और नाम के बीच एक हस्ताक्षर करें।
भाग ३ का ३: इस्तीफा पत्र जमा करना
चरण 1. अपना त्याग पत्र सीधे अपने नियोक्ता को दें।
सबसे पेशेवर तरीका यह है कि आप अपना त्याग पत्र पहली बार और व्यक्तिगत रूप से अपने बॉस को सौंप दें।
- आमतौर पर आपको एक मीटिंग शेड्यूल करनी होती है, लेकिन अगर आप एक छोटी कंपनी के लिए काम करते हैं और अपने बॉस के साथ घनिष्ठ संबंध रखते हैं, तो आप अघोषित रूप से उनके कार्यालय में आ सकते हैं।
- जब आप बातचीत को निजी रखने के लिए प्रवेश करते हैं तो अपने पीछे का दरवाजा बंद कर लें।
- नियोक्ता को त्याग पत्र प्रस्तुत करें और समझाएं, जब आप इसे जमा करते हैं, तो यह क्या है।
- संभावना है कि आपका बॉस आपके साथ स्थिति पर चर्चा करेगा। भले ही पत्र आपके द्वारा पूछे गए प्रश्नों का उत्तर पहले ही दे चुका हो, प्रत्येक प्रश्न का पूर्ण उत्तर दें।
- जब आप कमरे से बाहर निकलें और हाथ मिलाएँ तो धन्यवाद कहें।
चरण २। पत्र की एक प्रति सौंपें जिसे इसकी आवश्यकता है।
यह कंपनी द्वारा भिन्न होता है, लेकिन आम तौर पर, मानव संसाधन विभाग को आपके पर्यवेक्षक की तरह एक प्रति की आवश्यकता होगी।
सहकर्मियों, सलाहकारों, टीम के सदस्यों और ग्राहकों को आपके इस्तीफे के बारे में व्यक्तिगत रूप से सूचित किया जाना चाहिए। उन्हें आपके त्याग पत्र की प्रमाणित प्रति की आवश्यकता नहीं है।
चरण 3. अंत तक कड़ी मेहनत करें।
यदि आपको पत्र लिखते समय जाने से पहले प्रमुख परियोजनाओं को पूरा करने के लिए कहा जाता है, तो आपको परियोजनाओं का अनुपालन और पूरा करना होगा।
- यहां तक कि अगर आप कोई नियुक्ति नहीं करते हैं, तो भी आप अपनी नौकरी के आखिरी दो हफ्तों के दौरान सुस्त नहीं हो सकते। संक्रमण हर किसी के लिए मुश्किल होगा, और यह आपका पेशेवर काम है कि आप जिस नियोक्ता को छोड़ रहे हैं, उसके लिए संक्रमण को यथासंभव सुगम बनाएं।
- दूसरी ओर, यदि आपको संदेह है कि कंपनी आपके साथ गलत व्यवहार कर रही है क्योंकि आपने अपने इस्तीफे की घोषणा की है, तो उन्हें आपका फायदा उठाने या अतिरिक्त काम की अमानवीय राशि के साथ आपको पागल करने की अनुमति न दें।
