किसी अनुरोध को ना कहना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि अनुरोध करने वाला व्यक्ति आपका बॉस हो। यहां तक कि अगर आप वह सब कुछ करने की पूरी कोशिश करते हैं जो आपका बॉस आपसे पूछता है, तो कई बार ऐसा होता है जब आप नहीं कर सकते हैं और आपको ना कहना पड़ता है। अपने बॉस से मिलने से पहले अपने कारणों के बारे में सोचें और समझें कि आप क्या कहना चाहते हैं। एकमुश्त "नहीं" कहने के बजाय, सकारात्मक वैकल्पिक सुझावों के साथ आने का प्रयास करें।
कदम
3 का भाग 1: जवाब तैयार करना
चरण 1. उन कारणों की एक सूची लिखें जिनकी वजह से आप अनुरोध नहीं कर सकते।
यदि आपका बॉस आपको अतिरिक्त काम करने के लिए कहता है या जब आपके पास समय नहीं है या कार्य आपके नौकरी विवरण से बाहर है, तो आपको कार्य के लिए ना कहने के कारणों को सूचीबद्ध करना सहायक होता है। समस्या के बारे में शांति से और तर्कसंगत रूप से सोचें और कारणों की सूची बनाएं। ये नोट्स आपको अपने बॉस को जवाब तैयार करने में मदद करेंगे।
- आप कोई कार्य क्यों नहीं कर सकते, इसके सरल कारण हैं, जैसे अपने बच्चों की देखभाल करने की प्रतिबद्धता या छुट्टी की योजना बनाना।
- यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि असाइनमेंट आपके लिए सही है या नहीं, तो अपने कार्य विवरण की दोबारा जाँच करें।
- यदि आपके पास पहले से ही बहुत अधिक काम का बोझ है और आप दूसरी नौकरी स्वीकार नहीं कर सकते हैं, तो आपको इस बारे में सावधानी से सोचने की जरूरत है कि इससे कैसे निपटा जाए।
चरण 2. अपनी कार्य प्राथमिकताओं का विश्लेषण करें।
यदि आपका कार्य शेड्यूल एक समस्या है और आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप अतिरिक्त असाइनमेंट ले सकते हैं, तो अपनी प्राथमिकताओं का विश्लेषण करने का प्रयास करें। दूसरे के साथ एक नए असाइनमेंट पर विचार करें और मूल्यांकन करें कि क्या आप मौजूदा नौकरी को स्थानांतरित कर सकते हैं। केवल "मेरे पास समय नहीं है" कहने से आपका बॉस आपकी प्रभावशीलता और दक्षता पर सवाल खड़ा कर सकता है, इसलिए यदि समय एक समस्या है, तो आपको यह दिखाने की ज़रूरत है कि आप कार्यों को प्राथमिकता दे सकते हैं और उन्हें समय पर पूरा कर सकते हैं।
- एक टू-डू सूची बनाएं और इसे प्राथमिकता और समय सीमा के अनुसार क्रमबद्ध करें।
- अनुमान लगाएं कि प्रत्येक कार्य में कितना समय लगेगा और देखें कि क्या कोई मौका है कि आप किसी नए कार्य पर काम कर पाएंगे।
- साफ-सुथरे और स्पष्ट दस्तावेज बनाएं जिनका उपयोग वरिष्ठों से बात करते समय किया जा सके।
- यह आपके बॉस को "दिखाने" का एक तरीका है कि आप वह नहीं कर सकते जो आपसे कहा जाता है, और न केवल "कह"।
चरण 3. अपने आप को बॉस के स्थान पर रखें।
अपने बॉस से बात करने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि आप खुद को उसके स्थान पर रखने की कोशिश करें और उसे और कंपनी की प्राथमिकताओं को समझें। अपने बॉस की प्रेरणा को समझने से आपको बेहतर प्रतिक्रिया तैयार करने में मदद मिलेगी। यदि आप एक विशिष्ट कार्य नहीं कर रहे हैं क्योंकि इससे कंपनी के राजस्व में काफी खर्च होने की संभावना है, तो आपको एक बहुत ही प्रेरक तर्क और एक विकल्प की आवश्यकता है ताकि कंपनी को अपना राजस्व न खोना पड़े।
- यदि आप पिछली प्रतिबद्धता के कारण किसी मीटिंग को पुनर्निर्धारित करना चाहते हैं, तो सोचें कि यह पुनर्निर्धारण आपके बॉस को कैसे प्रभावित करेगा।
- अपने आप को उसके स्थान पर रखने की कोशिश करने से आपको यह अनुमान लगाने में मदद मिलेगी कि आपका बॉस आपको कैसे प्रतिक्रिया देगा।
चरण 4. उपयोग की जाने वाली भाषा के बारे में सोचें।
बिना कहे ना कहने के लिए सही स्वर और भाषा का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। याद रखें, हमेशा तटस्थ भाषा का प्रयोग करना और स्थिति को बदलने से बचना महत्वपूर्ण है। यह आपके या आपके बॉस, या आपके संबंध के बारे में नहीं है, चाहे वह एक अच्छा रिश्ता हो या बुरा रिश्ता। हमेशा कंपनी को इंगित करें और व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम परिणाम कैसे प्राप्त करें।
- कुछ तटस्थ और वस्तुनिष्ठ कहें, जैसे "यदि मैं यह कार्य करता हूँ, तो मेरे पास इस सप्ताह की मुख्य रिपोर्ट को समाप्त करने का समय नहीं होगा।"
- व्यक्तिपरक और व्यक्तिगत प्रतिक्रियाओं से बचें। मत कहो "मैं यह नहीं कर सकता, यह मेरे लिए बहुत अधिक काम है"।
3 का भाग 2: बॉस से बात करना
चरण 1. बॉस के लिए सही समय का पता लगाएं।
अपने बॉस से बात करने से पहले, आपको उसके लिए सही समय खोजने की जरूरत है। आप निश्चित रूप से उसे तनावपूर्ण या व्यस्त समय में नहीं देखना चाहते। हो सकता है कि आपको इस बात का अच्छा अंदाजा हो कि वह कैसे काम करता है, लेकिन हो सके तो कंप्यूटर पर उसका दैनिक कार्यक्रम देखें। आपको पूछना चाहिए कि क्या उसके पास खाली समय है क्योंकि आप अपने कार्यालय में संस्कृति और रीति-रिवाजों के आधार पर कुछ चर्चा करना चाहते हैं।
- निजी बातचीत करें यदि आपकी कार्य स्थिति आपको अपने बॉस के साथ अकेले बात करने की अनुमति देती है।
- अपने बॉस के काम के दबाव और कार्यशैली पर ध्यान दें। अगर वह कोई है जो सुबह सक्रिय रहना पसंद करता है, तो दोपहर के भोजन से पहले उससे बात करने का प्रयास करें।
- यदि आप जानते हैं कि वह हमेशा पहले आता है, तो आप अन्य कर्मचारियों के आने से पहले उसे देखने के लिए एक सुबह जल्दी आ सकते हैं।
चरण 2. स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बोलें।
जब आप अपने बॉस से बात करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप जल्दी से अपनी बात रखें और परेशानी से बचें। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप अपनी बात स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से प्राप्त करें। इसके बारे में इधर-उधर न घूमें क्योंकि आपके बॉस को लगेगा कि आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं और आप बॉस की सहानुभूति खो देंगे।
- "हाँ, लेकिन…" कहने से बचें क्योंकि बॉस सिर्फ "हाँ" सुन सकता है और सोच सकता है कि आप काम कर सकते हैं, अगर आप अपना समय बेहतर तरीके से प्रबंधित कर सकते हैं।
- "लेकिन" जैसे नकारात्मक शब्दों का उपयोग करने के बजाय, अधिक सकारात्मक शब्दों का उपयोग करने का प्रयास करें।
- उदाहरण के लिए, "मुझे पता है कि आपने मुझे यह रिपोर्ट करने के लिए कहा था, लेकिन मेरे पास और भी बहुत से काम हैं" कहने के बजाय, "मेरे पास इस परियोजना पर कार्यभार को पुनर्गठित करने का विचार है" जैसा कुछ कहने का प्रयास करें।
चरण 3. अपनी स्थिति का वर्णन करें।
यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप कारणों को स्पष्ट और प्रभावी ढंग से समझाएं। यदि आप एक ठोस तर्क नहीं दे सकते हैं, तो शायद आपके बॉस को यह समझ में नहीं आता कि आप काम क्यों नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने नौकरी विवरण के बाहर कुछ करने के लिए कहा जाता है, तो आपको इसकी व्याख्या करनी चाहिए और यदि आवश्यक हो तो अपने नौकरी विवरण की व्याख्या करने के लिए तैयार रहना चाहिए। अपनी नौकरी का विवरण तुरंत प्रकट न करें, लेकिन इसे समझाने के लिए तैयार रहें।
- यदि समय एक समस्या है, तो आपको एक वास्तविक और निर्विवाद कारण की आवश्यकता है कि आप कार्य को हाथ में क्यों नहीं कर सकते।
- किए जा रहे और प्राथमिकता वाले अन्य कार्यों को प्रकट करें। ऐसा कुछ कहें, "मेरे पास अगले सप्ताह अपनी स्प्रिंग रिपोर्ट को पूरा करने की समय सीमा है, इसलिए यह कार्य एक कठिन कार्य हो सकता है।"
- इस बात पर जोर देने की कोशिश करें कि यदि आपका बॉस किसी और को काम फिर से सौंपता है, तो इससे उस व्यक्ति और कंपनी को फायदा होगा कि आप जो काम कर रहे हैं वह अधिक महत्वपूर्ण है।
- अपनी स्थिति को स्पष्ट और सीधे स्पष्ट करें, लेकिन कभी भी टकराव या भावनात्मक तरीके से नहीं।
चरण 4. इसे बहुत लंबा न छोड़ें।
यदि आपको तुरंत पता चलता है कि आप एक निश्चित कार्य नहीं कर सकते हैं या यह आपके लिए सही नहीं है, तो अपने बॉस के साथ बातचीत का समय निर्धारित करने के लिए बहुत लंबा इंतजार न करें। यदि आप इसे अनुमति देते हैं, तो उस कार्य को पुनर्व्यवस्थित करना अधिक कठिन है जिसे अभी भी समय पर करने की आवश्यकता है। यदि आप अंतिम मिनट तक प्रतीक्षा करते हैं, तो समय सीमा को पूरा करना लगभग असंभव है। आपका बॉस आपसे सहानुभूति नहीं रखेगा।
भाग ३ का ३: सकारात्मक वैकल्पिक प्रस्तावों की पेशकश
चरण 1. अपनी प्राथमिकताओं को पुन: व्यवस्थित करने का प्रस्ताव करें।
जब आप अपने बॉस से बात करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि अगर आप इससे बच सकते हैं तो एकमुश्त "नहीं" न कहें। इसके बजाय, सकारात्मक विकल्पों को प्रस्तावित करने के तरीके खोजने का प्रयास करें, जिसके लिए आपको ऐसा कार्य करने की आवश्यकता नहीं है जो आपको लगता है कि आप नहीं कर सकते। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका है कि आप अपनी प्राथमिकताओं को पुनर्व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए अपने बॉस को प्रस्ताव दें। ऐसा करने से, आप अपने बॉस को दिखाएंगे कि आप यथासंभव उत्पादक रूप से काम करना चाहते हैं, और यह स्पष्ट होगा कि काम का बोझ स्थिर नहीं है।
- अपने उत्कृष्ट कार्य पर ध्यान दें और यह साबित करने के लिए कि आपने इसके बारे में सोचा था, प्रत्येक कार्य को पूरा करने में आपको कितना समय लगा।
- बॉस से यह कहकर पूछें कि "क्या आप मेरी प्राथमिकताओं को पुनर्व्यवस्थित करने में मेरी मदद कर सकते हैं?" दिखाएगा कि आप उसे अपने काम के प्रबंधन में शामिल करना चाहते हैं।
- यह दिखाएगा कि आप उनकी राय को महत्व देते हैं और अधिक कुशलता से काम करने के लिए मदद चाहते हैं।
चरण 2. एक सहयोगी की सिफारिश करें।
केवल ना कहने के सकारात्मक विकल्प सुझाने का एक अन्य तरीका एक ऐसे सहकर्मी की सिफारिश करना है जो अतिरिक्त काम कर सके। ऐसा करने से पता चलेगा कि आपने कार्य के बारे में सोचा है और इसके लिए सबसे उपयुक्त कौन है। आपका बॉस प्रभावित होगा कि आपने उसके बारे में सोचा है और कंपनी को काम पूरा करने की आवश्यकता है और अधिक काम की चिंता नहीं है।
- यह दिखाते हुए कि आपके पास अच्छा निर्णय है और कंपनी की जरूरतों को प्राथमिकता देना आपके बॉस के लिए अगली बार आपके फैसले पर भरोसा करना आसान बना देगा।
- यह यह भी दिखाएगा कि आप समझते हैं कि कार्यालय में क्या हो रहा है और आप अपने सहकर्मियों के विकास में रुचि रखते हैं।
चरण 3. एक नई कार्य व्यवस्था का प्रस्ताव करें।
यदि आपको सहमत घंटों के भीतर पूरा करने के लिए बहुत सारे काम दिए जा रहे हैं, तो यह आपके बॉस से काम की नई व्यवस्था करने के बारे में बात करने का एक अवसर हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको काम करने के लिए लंबी यात्रा करनी पड़ती है जिससे आपकी उत्पादकता कम हो जाती है, तो आप सप्ताह में एक दिन घर से काम करने का सुझाव दे सकते हैं जिससे आने-जाने में लगने वाले समय में कटौती हो सकती है।
- अगर आपको लगता है कि अधिक लचीला कार्य पैटर्न आपके लिए कार्यस्थल की मांगों के अनुकूल होना आसान बना देगा, तो इसे लाने से डरो मत।
- हमेशा अपने कार्यस्थल की संस्कृति के बारे में सोचें और क्या अधिक लचीले ढंग से काम करना एक व्यवहार्य विचार है।
- सबमिट करने से पहले सभी प्रस्तावों पर विचार करें। उन विचारों का प्रस्ताव न करें जो पूरी तरह से स्पष्ट नहीं हैं।
चेतावनी
- यदि आपका बॉस आपसे कुछ अवैध करने के लिए कहता है, तो आपको ना कहने का अधिकार है। अधिकारियों से संपर्क करें।
- शांत रहें और सामान्य स्वर में बोलें।
